Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục chốt sổ Bảo Hiểm xã hội khá đơn giản, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đang bối rối về việc hồ sơ chốt sổ Bảo Hiểm xã hội là cần làm những thủ tục gì, làm thế nào để nộp nó và  có thể thực hiện trực tuyến được không? Luật VN sẽ cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách chốt sổ bảo hiểm đối với các doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.

 Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

  • Khi công ty có nhân viên từ nghỉ việc thì người sử dụng lao động ( công ty hoặc doanh nghiệp đó) phải thực hiện thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty.
  • Theo khoản 1 Điều 96 Luật BHXH số 58/2014/QH13 ban hành ngày 20/11/2014, có hiệu lực từ ngày 1/1/2016, sổ BHXH được cấp cho từng người lao động để theo dõi. việc chi trả, hưởng các chế độ BHXH là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật này.
  • Đóng sổ BHXH là ghi quá trình đóng BHXH, BHTN vào sổ BHXH của người tham gia ngừng đóng BHXH tại đơn vị. Điều này được thực hiện khi nhân viên không còn làm việc tại công ty, khi nhân viên nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động

Trách nhiệm chốt sổ BHXH.

  • Căn cứ khoản 3 Điều 47 Luật Lao động số 10/2012/QH13, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ:
  • Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành việc xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại từ người lao động”.
  • Căn cứ khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động:
  • “Phối hợp với cơ quan BHXH trả lại sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc nghỉ việc theo quy định. các quy định của pháp luật”
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm và cách nộp hồ sơ BHXH

Bước 1: Để chốt sổ BHXH cho người lao động trong năm 2021, bạn cần làm các thủ tục để báo cáo việc giảm lao động tham gia BHXH đó.

Các tài liệu cần thiết để báo cáo cắt giảm lao động:
Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959)
Biên bản thanh toán thẻ BHYT trong trường hợp đơn vị đã thanh toán trước đó (nếu có)
Thẻ bhyt có hạn sử dụng (1 bản sao/người)
Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Sau khi báo giảm BHXH thành công chúng ta tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH như sau:

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Khi người lao động rời khỏi công ty, người sử dụng lao động (DN) phải làm thủ tục đóng cho người lao động tại công ty. Thủ tục chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ chốt sổ bảo hiểm bao gồm:
  •  Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
  • Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội
  • Tờ sổ rời (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia bảo hiểm xã hội nhiều lần).
  • Phiếu đăng ký dự tuyển D01-TS, số lượng 1 bản sao
Trong quá trình này, người sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động, nếu không quá trình này sẽ dừng lại và bảo hiểm xã hội sẽ mặc định cho người lao động vẫn tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty và số tiền đã đóng. Bảo hiểm xã hội vẫn được bảo hiểm xã hội cập nhật thường xuyên. Khi hồ sơ hoàn tất, cơ quan BHXH sẽ tự động khấu trừ số tiền phải nộp.

Cách nộp hồ sơ đóng sổ BHXH.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc trực tiếp (tùy theo quận, huyện) tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở chính của công ty. Thời hạn xử lý báo cáo đóng là 7 ngày kể từ ngày đóng sổ, khi đóng, cơ quan BHXH sẽ trả lại sổ BHXH và tờ riêng (nếu có) cho người lao động.
Hồ sơ có thể nộp trực tuyến (nếu không đính kèm thẻ BHYT hợp lệ), qua bưu điện hoặc trực tiếp (tùy theo quận, huyện) tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở chính của công ty. Thời gian xử lý hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày nhận được đơn.
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm, bao gồm các thành phần sau:
  • Một phiếu giao hồ sơ theo mẫu số 620 (số lượng 1 bản);
  • Tờ bìa của sổ bảo hiểm xã hội (BHXH);
  • Những tờ giấy của sổ ( nếu có, trong trường hợp người lao động đã tham gia Bảo Hiểm Xã Hội nhiều lần.

Khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng bưu điện hoặc trực tiếp trực tiếp trên cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội nơi đặt trụ sở chính của công ty. Hồ sơ này không thể được gửi trực tuyến(online), bởi vì hồ sơ chốt phải có sổ Bảo hiểm xã hội và một tờ đơn riêng đính kèm để thực hiện thủ tục.
Trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày kết thúc sổ sách, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả sổ bảo hiểm xã hội và tờ khai dài hạn cho người lao động.thủ tục đóng sổ BHXH

LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC CHỐT SỔ BHXH

1.Trước khi báo cáo việc chốt Bảo Hiểm Xã Hội, doanh nghiệp phải làm thủ tục báo cáo giảm lao động

Các doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ thành phần của hồ sơ bao gồm:
Một phiếu giao hàng theo mẫu 600a (số lượng 1 bản) ;
Danh sách nhân viên tham gia Bảo Hiểm Xã Hội và Bảo Hiểm Y Tế theo mẫu D02 – TS (số lượng 1 bản)
Khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tuyến tại (trong trường hợp hồ sơ không bao gồm bảo hiểm y tế hợp lệ ; bởi bưu điện hoặc trực tiếp trên cơ quan bảo hiểm xã hội. ) Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan này sẽ xử lý hồ sơ đề nghị bạn.

2. Trong quá trình chờ chốt hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ số tiền đóng góp bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Nếu không, quá trình sẽ dừng lại. Bảo hiểm xã hội sẽ mặc định cho nhân viên vẫn tham gia bảo hiểm xã hội tại công ty và số tiền bảo hiểm xã hội sẽ vẫn được cập nhật bình thường. Khi hoàn thành hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ khấu trừ số tiền phải trả.

3.Trường hợp việc giảm và niêm yết được thực hiện đồng thời với người lao động thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp hai loại giấy tờ này một lần.

Bảo hiểm xã hội sẽ xử lý nếu hồ sơ hợp lệ và tất cả đóng góp bảo hiểm xã hội đã được trả.

4. Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày người lao động rời công ty, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội (chậm nhất là ngày 30 ngày).

Nếu doanh nghiệp báo cáo giảm và báo cáo việc chốt sổ chậm hơn thời gian thực tế, thì  se bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của bảo hiểm xã hội.
Phía trên là thông tin cần thiết về thủ tục đóng cửa xã hội, nếu quý khách muốn tham khảo thêm về các dịch vụ của Luật VN, có thể tham khảo bài viết Dịch vụ kế toán tại Luật VN, hoặc gọi đến số hotline : 0763 387 788

Contact Me on Zalo

0763 387 788

Zalo Chat

Gửi Email

Bảng giá