Hướng dẫn về gộp sổ bảo hiểm xã hội và tra cứu theo quy định mới nhất

Khách hàng: Thưa luật sư, tôi đã làm việc trong một liên doanh có an sinh xã hội trong 5 năm và 6 tháng. Khi tôi chuyển sang làm việc tại một đại lý mới vì lý do khách quan trong bảy năm, tôi đã nộp sổ bảo hiểm của công ty ban đầu và gộp với công ty đại lý mới. Tại thời điểm này, xã hội mới đã làm một cuốn sách bảo hiểm mới, tôi hỏi các bên bảo hiểm xã hội, họ nói rằng họ có thể kết hợp sổ bảo hiểm nhiều năm làm việc.
Vậy, thưa ông, làm thế nào tôi có thể kiểm tra và biết cơ quan nơi tôi làm việc đã kết hợp sổ bảo hiểm xã hội của tôi với sổ bảo hiểm xã hội của tôi chưa. Bởi vì nhiều lần liên hệ với văn phòng hành chính của cơ quan nơi họ làm việc, họ trả lời bận rộn và kiểm tra? Hướng dẫn về gộp sổ bảo hiểm xã hội và tra cứu theo quy định mới nhất?
Xin chào, cảm ơn bạn đã tin tưởng của bạn và gửi câu hỏi của bạn cho Bộ phận Tư vấn Pháp lý của Công ty Luatvn.vn. Nội dung câu hỏi của bạn được nghiên cứu và đề xuất bởi đội ngũ luật sư của chúng tôi như sau:

Cơ sở pháp lý

Luật Bảo hiểm xã hội 2014
Quyết định 595/2017/QĐ – Bảo hiểm xã hội

Vấn đề gộp sổ sách an sinh xã hội

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/2017/QĐ-XH: “Trường hợp cá nhân có từ 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng không thống nhất thì cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ sổ BHXH và hoàn trả lại. Chỉnh sửa lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng và hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trong sổ BHXH vào sổ mới”.
Theo quy định nêu trên, người lao động không được sở hữu từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên. Nếu sách có nhiều hơn 2 cuốn sách, bạn phải thực hiện các thủ tục để kết hợp chúng. Trong quá trình gộp sổ sách, nếu thời gian đóng bảo hiểm xã hội không thống nhất, người sử dụng lao động sẽ hoàn thành hồ sơ và nộp cho cơ quan bảo hiểm gộp sổ cho người lao động.
Trường hợp người lao động đóng bảo hiểm xã hội cùng thời gian thì người lao động lựa chọn sổ bảo hiểm xã hội 01 để tiếp tục ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp hoặc giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. 01 Sổ bảo hiểm còn lại sẽ được đại lý bảo hiểm thu hồi.

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH

  • Cá nhân có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời hạn đóng bảo hiểm xã hội khác nhau, cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi toàn bộ sổ BHXH, xây dựng lại kho bạc, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, thất nghiệp. Sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới.
  • Như vậy, theo quy định nêu trên, mỗi người chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội. Người tham gia bảo hiểm xã hội có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH khác nhau, cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ sổ BHXH, hoàn thiện cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng và thời gian hưởng bảo hiểm xã hội. Sách bảo hiểm xã hội bảo hiểm thất nghiệp được đưa vào sách mới.

Hướng dẫn về gộp sổ bảo hiểm xã hội và tra cứu theo quy định mới nhất

Bất kỳ trường hợp nào khác ngoài Điều 46 phải được cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại do thay đổi họ, tên, tên đệm; ngày sinh; Giới tính, chủng tộc; quốc tịch; Sổ BHXH bị mất hoặc bị hư hỏng; thêm giờ nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội hoặc sổ bảo hiểm xã hội gộp: Không quá 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ. Trường hợp cần xác minh quy trình đóng bảo hiểm xã hội nhiều đơn vị ở ngoại tỉnh hoặc người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải thông báo bằng văn bản cho người lao động.

Bước gộp sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1: So sánh dữ liệu thông tin cá nhân về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp trên sổ sách và quy trình đóng góp

Trước khi lập hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội, phải đối chiếu dữ liệu ghi trong sổ như sau:
  • Kiểm tra xem thông tin cá nhân trong sổ bảo hiểm xã hội có khớp và chính xác hay không. Trong trường hợp sai, bạn phải nộp đơn xin phát hành lại sách vì thông tin cá nhân không chính xác.
  • Kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội là chính xác. Đơn xin cấp bổ sung sách bảo hiểm xã hội bị thực hiện sai do nội dung sai trong sách.
  • Kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội có chồng chéo hay không. Trong trường hợp chồng chéo thì phải hoàn trả nhiều tiền bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp.

>>>> Xem thêm: Mua bảo hiểm ý tế tự nguyện trước sinh 2 tháng có được hưởng không? >>>>

Bước 2: Nộp đơn xin gia nhập sổ bảo hiểm xã hội

Giới thiệu về thành phần hồ sơ

Điều 27 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định cụ thể hồ sơ gộp sổ BHXH như sau:
  • Mẫu TK1-TS: Tham gia điều chỉnh thông tin về khai báo, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (đối với người lao động);
  • Đơn xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (sử dụng cho người lao động);
  • Sách bảo hiểm xã hội (tất cả sách thuộc sở hữu của người lao động);
  • Mẫu D01-TS: Danh sách thông tin (dành cho doanh nghiệp).

Về địa điểm nộp đơn

Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội của quận nơi họ đặt. Sau khi đối chiếu xong, kê khai và nộp hồ sơ, làm thủ tục gộp bảo hiểm xã hội, bao gồm:
  • Mẫu TK1-TS (bảng thông tin tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Yêu cầu rõ ràng việc đưa sổ BHXH vào nội dung thay đổi, yêu cầu tại Mục 14.
  • Tất cả sách bảo hiểm xã hội
  • Mẫu D01-TS (Khai báo thông tin) (nếu có): Đơn vị khai báo hồ sơ làm cơ sở tổng hợp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
Trong trường hợp thông tin được điều chỉnh là thông tin cá nhân hoặc quá trình đóng góp tại đơn vị này, đơn vị có thể nộp đơn xin điều chỉnh thông tin và tích hợp sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp đơn vị cũ điều chỉnh quy trình đóng hoặc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp thì phải nộp hồ sơ điều chỉnh.

Có phải bao gồm tất cả đều gộp sổ bảo hiểm xã hội không?

Pháp luật Việt Nam hiện hành không có quy định bắt buộc về việc gộp sổ bảo hiểm xã hội

  • Người lao động phải có quyết định nghỉ việc khỏi công ty. Do đó, quyết định từ chức của cơ quan bảo hiểm xã hội là không có cơ sở vì căn cứ tại khoản 1 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ-BHXH như sau:
  • Cá nhân có từ 2 sổ BHXH trở lên có thời hạn đóng bảo hiểm xã hội khác nhau, cơ quan BHXH thu hồi toàn bộ sổ BHXH, sau đó bổ sung cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng và thời gian hưởng bảo hiểm xã hội, ghi sổ bảo hiểm thất nghiệp trong sổ BHXH vào sổ mới, số sổ BHXH bổ sung là số sổ BHXH sớm nhất tham gia BHXH.

Cụ thể, nếu bạn gộp sổ bảo hiểm xã hội, hồ sơ của bạn sẽ bao gồm

  • Hai sổ BHXH của quý vị – Điền đầy đủ hồ sơ theo mẫu D01-TS (mẫu được ban hành cùng với Quyết định số 1111/QĐ-BHXH 2011).
  • Ngoài ra, kết hợp với nguyên tắc sổ bảo hiểm xã hội, phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Phần I của Công văn số 3663/BHXH-THU như sau:
  • Người lao động nộp sổ bảo hiểm xã hội cùng thời kỳ cho đơn vị đang công tác hoặc đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội đã đóng bảo hiểm xã hội trước đó, lập hồ sơ, chuyển cho cơ quan bảo hiểm xã hội thống nhất sổ sách. Hoặc trường hợp người lao động đã đóng sổ đăng ký nghỉ việc, hiện chưa tham gia bảo hiểm xã hội thì người lao động phải nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội nơi người lao động đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.

Thời gian thanh toán

  • Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định. Trường hợp cần xác minh quy trình đóng bảo hiểm xã hội ở ngoại tỉnh hoặc nhiều đơn vị thì không quá 45 ngày.
  • Làm thế nào để kiểm tra quy trình tham gia bảo hiểm xã hội trên trang web baohiemxahoi.gov.vn, bao lâu tham gia, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội và các thông tin khác. Sau đó đi đến cột để tìm quy trình tham gia bảo hiểm xã hội. Nhập số giấy chứng nhận an sinh xã hội hoặc số thẻ bảo hiểm y tế, số chứng minh nhân dân, năm sinh…
  • Trong quá trình tìm kiếm, có thể một số thông tin cá nhân của nhân viên, số nhận dạng, ngày sinh và các dữ liệu khác không đầy đủ và chính xác, trong trường hợp không thể tìm thấy thông tin, thông tin đã được nhập. Trang web yêu cầu người lao động phải liên hệ với đơn vị sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội, phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội chỉnh sửa dữ liệu.

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm

Hướng dẫn về gộp sổ bảo hiểm xã hội và tra cứu theo quy định mới nhất

Bước 1: Xem thông tin cá nhân trong sổ bảo hiểm xã hội

Tra cứu thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm xã hội (họ tên đầy đủ, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên 2 cuốn sách bảo hiểm xã hội, trong 2 trường hợp sau:
  • Trường hợp 1: Đối sánh thông tin cá nhân của nhân viên = > tiếp tục xem xét quy trình đóng góp an sinh xã hội
  • Trường hợp 2: Thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm khác nhau = > làm dữ liệu cá nhân để điều chỉnh thông tin cá nhân, làm cho thông tin trên 2 cuốn sách bảo hiểm xã hội phù hợp.
Hồ sơ bao gồm:
  • Mẫu TK1-TS (Bảng thông báo tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị yêu cầu rõ ràng việc đưa sổ BHXH vào nội dung thay đổi, yêu cầu tại Điểm (14).
  • Sai giấy chứng nhận bảo hiểm xã hội
  • Giấy tờ (CHỨNG MINH NHÂN DÂN/Giấy khai sinh/Trích đoạn khai sinh/… )
  • Mẫu D01-TS (Khai báo thông tin) (nếu có): Đơn vị khai báo hồ sơ làm cơ sở tổng hợp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
=> nộp hồ sơ sửa thông tin cá nhân sai cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Lưu ý: Nếu số chứng minh nhân dân/chứng minh nhân dân trên hai sổ bảo hiểm xã hội khác nhau, đơn vị không cần điều chỉnh hồ sơ.

Bước 2: Xem nội dung được ghi lại trong sổ bảo hiểm xã hội

Trong quá trình đóng phí bảo hiểm xã hội trong sổ bảo hiểm xã hội, sẽ xảy ra tình trạng thiếu sự tham gia, sai sót
  • Trường hợp 1: Nội dung ghi trong sổ bảo hiểm xã hội là đầy đủ và chính xác.
  • Trường hợp 2: Thông tin bổ sung sổ ghi thiếu quy trình thanh toán / chức danh sai / thông tin tiền lương,…. = > lập hồ sơ điều chỉnh nội dung hồ sơ sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ bao gồm:
  • Bảo hiểm xã hội
  • Được đơn vị xác nhận chuyển sai chức danh/tiền lương/… (Nếu có)
  • Mẫu D02-TS (nếu có)
= > sửa thông tin cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi nhân viên gửi nhầm sổ bảo hiểm xã hội, sau đó lập hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội

Bước 3: Quy trình gộp sổ an sinh xã hội

Sau khi đối chiếu đầy đủ thông tin ghi trong sổ BHXH, bước tiếp theo là lập hồ sơ gộp sổ BHXH, bao gồm:
  • Mẫu TK1-TS (Bảng thông báo tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế): Đơn vị yêu cầu rõ ràng việc đưa sổ BHXH vào nội dung thay đổi, yêu cầu tại Điểm (14).
  • 2 cuốn sách bảo hiểm xã hội
  • Mẫu D01-TS (Khai báo thông tin) (nếu có): Đơn vị khai báo hồ sơ làm cơ sở tổng hợp sổ BHXH và điều chỉnh thông tin.
  • Thời gian xử lý: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định. Trường hợp cần xác minh quy trình đóng bảo hiểm xã hội ở ngoại tỉnh hoặc nhiều đơn vị thì không quá 45 ngày.
Trên đây là câu trả lời cho câu hỏi Hướng dẫn về gộp sổ bảo hiểm xã hội và tra cứu theo quy định mới nhất. Cùng với những thông tin liên quan đến mức đóng và mức BHXH tự nguyện mà người dân cần biết. Các bạn có bất kỳ câu hỏi nào hãy liên hệ với Luật VN hotline/zalo: 0763387788 để được hỗ trợ.

Contact Me on Zalo

0763 387 788

Zalo Chat

Gửi Email

Bảng giá