Sử dụng hóa đơn điện tử và những vấn đề cần giải quyết

Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử với mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế là gì? Làm thế nào để quản lý khi thực hiện, khi mắc sai lầm hoặc lưu trữ hóa đơn điện tử? Tất cả các câu hỏi của bạn sẽ có trong bài viết dưới đây của Luatvn.vn. Mời quý khách hàng theo dõi bài viết sau đây của chúng tôi. Xin cảm ơn!

Nếu quý khách hàng có câu hỏi vui lòng liên hệ với Luatvn.vn qua số hotline/zalo: 076 338 7788.  Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho quý khách miễn phí. Xin cảm ơn!

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Mục lục

1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng dữ liệu tiêu chuẩn do cơ quan thuế quy định và phải ghi chép đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị. mỗi lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

  • Nếu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán sử dụng máy tính tiền thì việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với việc chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và các quy định của Nghị định số Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử phục vụ quản lý thuế và cung cấp thông tin về hóa đơn điện tử cho tổ chức, cá nhân. người có liên quan.

4. Việc cơ quan thuế cấp mã số trên hóa đơn điện tử căn cứ vào thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ kinh doanh, cá nhân được lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, hộ kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.

5. Hóa đơn phát sinh từ máy tính tiền kết nối với truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải bảo đảm các nguyên tắc sau:

a. Công nhận hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b. Chữ ký số không bắt buộc;
c. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chép hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được tạo ra từ máy tính tiền được xác định là chi phí thanh toán bằng thẻ tín dụng. đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

2. Loại, nhóm sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về chủng loại, nhóm hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Hóa đơn điện tử cũng có tất cả các loại tương tự như hóa đơn giấy, bao gồm:

a. Hóa đơn GTGT
b. Hóa đơn bán hàng
c. Các loại hóa đơn khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, biên lai điện tử, giao hàng điện tử kiêm ghi chú giao hàng hoặc các chứng từ điện tử khác có tên khác.

2. Hóa đơn điện tử được chia thành 2 nhóm người dùng:

a. Nhóm 1: Sử dụng loại mà không có mã xác thực của cơ quan thuế:

  • Bao gồm các doanh nghiệp trong các lĩnh vực sau: điện; Dầu khí; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; Nước sạch; tài trợ tín dụng; bảo hiểm; medican; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; Thương mại.

b. Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế:
  • Bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, bao gồm cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về thuế.

3. Thời gian hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 7 Thời gian lập hóa đơn điện tử thông tư 119/2018/NĐ-CP quy định:

  1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử để bán hàng hóa là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể tiền đã được thu hay chưa.
  2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử để cung cấp dịch vụ là thời điểm dịch vụ hoàn thành hoặc hóa đơn dịch vụ được phát hành, bất kể tiền đã được thu hay chưa.
  3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng mặt hàng, giai đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng, bàn giao phải xuất hóa đơn đối với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được phân loại thành nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên, để phân loại theo mã của cơ quan thuế, nó được phân loại thành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Với 2 loại hóa đơn trên, đăng ký sử dụng như thế nào?

4.1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 14 Nghị định 1119/2018/NĐ-CP quy định:

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại các khoản 1, 3 và 4 Điều 12 Nghị định số Nghị định 119/2018/NĐ-CP truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân. về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn. thiết bị điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân.
3. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân phải tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng. (nếu có) theo quy định.

Căn cứ vào Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

4. Trường hợp có sự thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân có trách nhiệm thay đổi thông tin và gửi trả lại cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

4.2 Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP truy cập cổng thông tin điện tử từ Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký được thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

2. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã số. của cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
3. Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có).
4. Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mà không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua

>>Tư vấn kế toán thuế tại Luatvn.vn mời bạn xem thêm tại đây>>

5. Lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua

5.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

5.1.1 Lập hóa đơn

a. . Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nếu truy cập vào trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản được cấp khi đăng ký làm:
  • Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Ký số, ký điện tử trên hóa đơn đã phát hành và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã số.
b. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân truy cập trang thông tin. thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để:
  • Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Ký số, ký điện tử trên hóa đơn đã phát hành và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

5.1.2 Cấp mã hóa đơn có mã của cơ quan thuế

a. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:
  • Sửa thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Đúng định dạng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định này.
b. Hệ thống phát hành hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và trả kết quả mã hóa đơn cho người gửi.

5.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương tiện điện tử. theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Bài viết trên đây của Luật VN đã cung cấp cho quý khách hàng về nội dung của Cách sử dụng hóa đơn điện tử và những vấn đề cần giải quyết. Nếu quý khách hàng có câu hỏi  cần hỗ trợ về những vấn đề khác liên quan đến pháp luật, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline/zalo: 076.338.7788 để được giải đáp mọi thắc mắc. Xin cảm ơn!

Contact Me on Zalo

0763 387 788

Zalo Chat

Gửi Email

Bảng giá