8 Điều Kiện thành lập công ty, doanh nghiệp

Bài viết cung cấp 8 Điều Kiện thành lập Công ty và những lưu ý kèm theo là 1 bài viết quan trọng mà bạn phải đọc trước khi thành lập Công ty hoặc một doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là những trải nghiệm và kiến thức thực tế mà Luật VN đã trải qua trong suốt hơn 10 năm cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

Căn cứ vào các pháp lý : 

• Luật doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn.
• Luật nhà ở 2014;
• Nghị định số 99/2015/NĐ-CP
• Nghị định số: 50/2016/NĐ-CP
• Nghị định số 108/2018/NĐ-CP từ 10/10/2018)

8 Điều kiện và lưu ý khi thành lập Công ty hoặc doanh nghiệp

1. Điều kiện về các cổ đông góp vốn thành lập Công Ty

Không có bất kì quy định nào về trình độ giáo dục, trình độ chuyên môn hoặc địa điểm đăng ký thường trú, chỉ cần cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không bị pháp luật cấm theo quy định: bị phạt tù, sức khỏe tâm thần,. ). Ví dụ điển hình, ông A có thường trú ở Thành phố Hồ Chí Minh hoàn toàn được phép thành lập một Công Ty ở Hà Nội). Đối với một Công Ty có nhiều cổ đông, tất cả các cổ đông chỉ cần đáp ứng các yêu cầu nêu trên (ngoại trừ người đại diện theo pháp luật đáp ứng một số yêu cầu riêng.)

2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật : ( Với chúc vụ :Giám Đốc, Tổng Giám Đốc, Chủ Tịch HĐQT, Chủ Tịch HĐTV..) có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài tùy theo nhu cầu công ty.
Trường hợp Công Ty có vốn đầu tư Việt Nam nhưng có nhu cầu đối với người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật( Giám Đốc, Tổng Giám Đốc,… ) Đều được đăng ký, chỉ cần bản sao công chứng trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hộ chiếu và sổ đăng ký tạm trú của người nước ngoài đó.
Lưu ý:

• Một cá nhân trước đây là từng người đại diện theo pháp luật của Doanh Nghiệp khác và hiện đang trong trạng thái nợ thuế không được làm người đại diện theo pháp luật của Doanh Nghiệp dự kiến thành lập.
• Hiện nay, khi tiến hành thủ tục cơ sở kinh doanh, một số người tự hỏi liệu các thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trình độ giáo dục phải có trình độ giáo dục cao như tốt nghiệp THPT /Tốt nghiệp Đại học …) không? hoặc bạn phải có giấy chứng nhận đăng ký hộ gia đình tại nơi mà công ty đặt địa chỉ? Tuy nhiên, không có yêu cầu nào về những điều này.

3. Điều kiện và lưu ý về loại hình công ty.

Có 03 loại Công Ty chính mà bạn có thể đăng ký bao gồm: một Công Ty TNHH một thành viên (Công Ty TNHH) ; Công Ty TNHH hai thành viên (Công Ty TNHH) ; Công ty cổ phần (CTCP).
Lưu ý:
    + Công ty TNHH một thành viên: chỉ có 01 người là chủ sở hữu (Người đứng ra  thành lập Công Ty). Chủ sở hữu có thể đăng ký làm đại diện pháp lý cùng một lúc. Hoặc chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật là hai người khác nhau.
    + Công ty TNHH hai thành viên: từ 02 năm đến 50 thành viên.
    + Công ty cổ phần: phải có 03 cổ đông hoặc nhiều hơn.

4. Điều kiện về tên Công Ty

Căn cứ pháp lý về tên Công Ty:

• Điều 38, Điều 39 Luật doanh nghiệp 2014;
• Điều 17, Điều 18 nghị định 78/2015/ NĐ-CP về đăng ký kinh doanh

Theo đó, tên doanh nghiệp phải bao gồm 2 yếu tố: loại doanh nghiệp + tên riêng.
→ Các loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay bao gồm: Công Ty TNHH một thành viên, CôngTy TNHH hai thành viên trở lên và Công Ty Cổ Phần. Tuy nhiên, khi đặt tên một tên, không cần phải bắt buộc ghi rõ từng chữ.

Ví dụ: đối với Công ty TNHH có hai hoặc nhiều thành viên hoặc Công Ty TNHH một thành viên, bạn có thể đặt tên Công Ty của mình: công ty TNHH + Tên Riêng
Lưu ý khi đặt tên Công Ty:
Tên hợp lý của Công Ty không được trùng khớp hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký( trong phạm vi toàn quốc), trừ trường hợp doanh nghiệp đã bị giải thể /tuyên bố bị phá sản.

Những trường hợp được xem là nhầm lẫn với các Công ty khác bao gồm:

• Tên tiếng Việt phát âm giống nhau
• Những tên viết tắt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài trùng nhau
• Tên thích hợp chỉ khác với số tự nhiên, số thứ tự hoặc chữ cái của bảng chữ cái việt nam và chữ f, j, z, w ngay sau tên của doanh nghiệp đó;
• Đây là một trường hợp rất dễ dàng mà tên Công Ty bạn đang lên kế hoạch để đặt nhầm lẫn với một Công Ty khác.

Ví dụ: nếu đã có tên Doanh Nghiệp đã đăng ký:
+ Công Ty TNHH PRETTY thì PRETTY được xác định là tên riêng của Công Ty đó, vì vậy khi bạn muốn đăng ký tên PRETTY 12 hay PRETTYA 34… (chỉ khác với tên riêng bởi các chữ cái) đều không thể được
+ Công Ty cổ phần kinh doanh giải pháp công nghệ ace gây nhầm lẫn với Công Ty cổ Phần giải pháp công nghệ kinh doanh dịch vụ công nghệ
…

• Tên thích hợp chỉ khác với các ký hiệu ” & “, “.”, “+”, “-“, ” _ “;
• Tên thích hợp chỉ khác với từ ” tân ” ngay trước hoặc ” mới ” ngay sau hoặc trước khi tên đúng của doanh nghiệp đã đăng ký;
• Những cái tên thích hợp chỉ khác với từ ” Bắc “, ” Nam “, ” miền Đông ” phương Tây ” miền Đông ” hay từ ngữ có ý nghĩa tương tự.

5. Điều kiện địa chỉ trụ sở chính của công ty

Đầu tiên: chỉ định địa chỉ trụ sở chính

– Điều 43 Luật Doanh Nghiệp quy định chi tiết văn phòng công ty như sau: ” trụ sở chính của doanh nghiệp là điểm liên lạc của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
– Vì vậy, để thuận tiện trong hoạt động kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính của công ty phải được xác định rõ tại bốn cấp.
Ví dụ: số nhà 11, hẻm 22, đường Trần Thị Điệu, phường Phước Long B, Quận Bình Tân, TP.HCM

Thứ hai: không được đặt trụ sở của công ty tại địa chỉ của một căn hộ chung cư hay khu nhà tập thể

• Theo quy định của pháp luật tại điều 6 Luật Nhà ở 2014 và nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định rằng việc sử dụng căn hộ, nhà ở chỉ được sử dụng để sống, không dùng cho mục đích khác, dù là mục đích kinh doanh dưới bất kỳ hình thức nào, bất kể doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc lớn.
• Trong trường hợp này, một số người khi chọn địa chỉ doanh nghiệp thường không khai báo thông tin địa chỉ chính xác. Ví dụ, trụ sở chính của công ty nằm ở phòng 402, khu tập thể Lâm Viên, trong khi đăng ký trên giấy tờ họ chỉ ghi là số 36 Lâm Viên, Phường 8. Tuy nhiên, viêc ” lách luật ” như vậy có thể dễ dàng dẫn đến một số hậu quả sau đó, chẳng hạn: các doanh nghiệp kinh doanh sẽ gặp khó khăn khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý nhà nước/xã tiến hành kiểm tra lĩnh vực ; chi phí cho thuê không được khấu trừ.

• Đồng thời, các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy đăng ký kinh doanh cho phép sử dụng nhà chung cư làm trụ sở cho kinh doanh trước ngày 25 tháng 11 năm 2014 phải chuyển các hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác. Và thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh theo thủ tục đăng ký kinh doanh – cục kế hoạch và đầu tư, nơi đăng ký kinh doanh.

Thứ ba: địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện khác

• Đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh cụ thể, ngoài địa chỉ trụ sở chính phải không nằm trong nhà chung cư hoặc nhà chung cư có chức năng sống và sống, pháp luật cũng quy định một số yêu cầu. Khác nhau, tùy thuộc vào ngành công nghiệp cụ thể.
• Theo quy định của nghị định 50/2016/NĐ-CP, các hành vi của công ty cố ý vi phạm hành chính sẽ bị xử phạt hành chính và bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng do việc khai báo không trung thực và không chính xác. Đồng thời, doanh nghiệp phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả: buộc đăng ký thay đổi, thông báo lại thông tin doanh nghiệp đã tuyên bố và không chính xác.

6. Điều kiện vốn điều lệ

Đây cũng là vấn đề mà nhiều người trong số các bạn vẫn thắc mắc, bởi vì bạn muốn đăng ký vốn điều lệ cao nhưng vốn hiện tại không đủ. Tuy nhiên, theo Luật Doanh Nghiệp, không có quy định bắt buộc khi đăng ký công ty, cần chứng minh rằng có đủ vốn điều lệ, không có quy định cụ thể về số vốn điều lệ tối đa, tối thiểu. Do đó, bạn có thể đăng ký số vốn điều lệ tùy theo quy mô hoạt động của công ty bạn. Chỉ cần lưu ý sau:

• Kinh doanh bất động sản, vốn điều lệ phải có từ 20 tỷ trở lên;
• Vốn điều lệ ít hơn hoặc bằng 10 tỷ đồng, lệ phí môn bài phải nộp là 2.000.000 đồng/năm
• Vốn điều lệ hơn 10 tỷ đồng, phí môn bài phải chi trả là 3.000.000 đồng/năm
• Nếu công ty có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01 tháng 7 trở đi, thì phải nộp lệ phí môn bài nửa năm.

7. điều kiện về các ngành nghề kinh doanh

Hiện nay, theo quy định mới của chính phủ ban hành ngày 6 tháng 7 năm 2018, hệ thống mã kinh doanh ứng dụng sẽ thay đổi, hiệu lực từ ngày 20 tháng 8 năm 2018. Theo đó, hệ thống các thành phần kinh tế được các doanh nghiệp đăng ký theo quy định của quyết định số 27/2018/QĐ-Ttg.

• Ngành nghề phải thuộc hệ thống bộ mã ngành Kinh Tế Việt Nam, trong trường hợp công nghiệp không thuộc hệ thống bộ mã ngành kinh tế Việt Nam thì phải được quy định cụ thể trong văn bản quy định pháp luật chuyên ngành.
• Trường hợp ngành nghề kinh doanh thuộc nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp phải bảo đảm đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Các doanh nghiệp cần chú ý đến một số ngành có điều kiện chung như:

• Không đăng ký hoạt động đấu giá;
• Hoạt động của trung tâm môi giới lao động và việc làm, cơ quan, cơ quan: không được phép đăng ký hoạt động của trung tâm môi giới lao động và lao động;
• Buôn bán kim loại và quặng kim loại: không được phép đăng ký kinh doanh thanh vàng;
• Đăng ký kinh doanh hóa chất: phải đáp ứng các quy định tại điều 14 Luật hóa chất 2007 và điều 9 nghị định 113/2017/NĐ-CP.
• Đăng ký kinh doanh vận tải: phải đáp ứng các quy định của luật giao thông đường bộ 2008 và nghị định 86/2014/NĐ-CP.

8. Lưu ý thông tin cá nhân

Khi cung cấp thông tin trong hồ sơ thành lập công ty, cần phải cung cấp đầy đủ, chính xác theo CCCD/CMND/hộ chiếu của công dân bao gồm: số, ngày cấp, địa chỉ thường trú, địa chỉ cư trú hiện hành.
Lưu ý: có trường hợp đăng ký hộ khẩu thường trú khác với thông tin về CCCD/CMND do hộ khẩu đã được chuyển đến nơi mới mà không thay đổi thẻ căn cước công dân.

Thông tin phát hành theo địa chỉ ghi trên CCCD/CMND( khi nộp hồ sơ, CCCD/CMND sẽ được nộp, chứ không nộp sổ hộ khẩu )và địa chỉ phải có 04 ( bốn) cấp : (Số nhà, ngõ, đường/Thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, huyện/TP/Thị xã, tỉnh/TP).
Phía trên là hướng dẫn chi tiết của Luật VN để bạn có thể định hướng rõ nội dung và thông tin để chuẩn bị khi thành lập công ty. Nếu bạn gặp khó khăn hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục thành lập công ty, hãy tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói của công ty Luật VN. Chúng tôi sẽ phục vụ với thái độ chuyên nghiệp và nhiệt tình nhất.