Những mặt lợi và hại của việc chuyển đổi số hóa doanh nghiệp

Các nhân viên của một công ty dành hàng giờ để tìm kiếm và tìm kiếm các thông tin lọc thời gian khi các tài liệu giấy chưa được số hóa và một cách khoa học. Số hóa lưu trữ là một thứ mà các doanh nghiệp cần phải làm bây giờ nếu họ không muốn tình huống này tiếp tục. Hãy cùng Luatvn.vn tìm hiểu những mặt lợi và hại của việc chuyển đổi số hóa doanh nghiệp qua bài viết sau.

Lưu trữ số hóa là gì?

Số lượng lưu trữ hay số liệu số hóa là một hình thức chuyển đổi thông tin từ các tài liệu vật lý, tài liệu, sách, v. v. Vào dữ liệu điện tử có thể được lưu trữ và dùng trên máy tính hoặc môi trường trường số liệu

Các tài liệu lưu trữ số hoá được đánh giá cao bởi các đơn vị và doanh nghiệp vì: tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm, chia sẻ thông tin dễ dàng, tiết kiệm chi phí quản lý, các tài liệu chỉnh sửa linh hoạt, v. v. Do đó, số hoá đã trở thành một hình thức lưu trữ tài liệu mới và quản lý được áp dụng bởi nhiều đơn vị ngày nay, thay thế biểu mẫu quản lý truyền thống trước đó. Và nó có những mặt lợi và hại của việc chuyển đổi số hóa doanh nghiệp.

Lợi ích của tài liệu số hóa

Số hóa lưu trữ là một bước tiến gần hơn để xây dựng một văn phòng kỹ thuật số hiện đại. Tài liệu số hóa là một phương pháp hiệu quả để giúp các doanh nghiệp:

• Mở rộng cuộc sống của tài liệu ban đầu
• Quản lý tập trung –, lưu trữ và khai thác trong môi trường số
• Thông tin văn bản chia sẻ – dễ dàng mà không có hạn chế về thời gian và địa điểm
• Chi phí quản lý chặt chẽ, giảm thiểu không gian kho
• Lưu thời gian tìm kiếm thông tin
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin tài liệu
• Cải thiện hiệu quả hoạt động và cạnh tranh của các doanh nghiệp

Có những lợi ích lớn như vậy, không khó để hiểu rằng nhiều doanh nghiệp ngày nay chọn số hoá để cải thiện hiệu quả hoạt động của nhân viên và doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nhu cầu ngày càng tăng của thị trường, các nhà cung cấp dịch vụ số cũng xuất hiện nhiều hơn. Để quá trình số hoá tài liệu diễn ra nhanh chóng, các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu cẩn thận và chọn một đối tác có kinh nghiệm và có khả năng làm việc hiệu quả nhất và tối ưu.

>>>> Xem thêm: Bắt tay vào xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp>>>>>

Cắt giảm chi phí và thời gian đào tạo

Khác với hình thức truyền thống, đòi hỏi quá nhiều chi phí cho các lớp mở như in, giảng viên, địa điểm, thiết bị, trang thiết bị, v. v. Đào tạo sử dụng nội dung số hóa là một điều. Bước ngoặt giúp các doanh nghiệp giải quyết phần lớn các vấn đề này theo cách tối ưu nhất. Các doanh nghiệp sẽ chỉ phải trả phí một lần để xây dựng hệ thống nội dung giảng dạy với quyền truy cập vô hạn.

Phương pháp này cũng giúp các doanh nghiệp đạt được sự đồng bộ hóa và tiêu chuẩn hóa các chương trình đào tạo, độc lập với các yếu tố khách quan và chủ quan vượt ngoài sự kiểm soát của họ như tâm lý học của giảng viên, thời tiết, v. v.

Dễ dàng kiểm soát tiến độ và đánh giá hiệu quả đào tạo

Quy mô lớn hơn, việc tổ chức càng phức tạp, quản lý và đánh giá hiệu quả đào tạo. Những nội dung số hoá giúp các doanh nghiệp nắm bắt chính xác tiến độ học tập của mỗi học sinh dựa trên các hồ sơ của hệ thống, do đó đưa ra các đánh giá chính xác nhất về năng lực, mức độ và khả năng tiếp tục. Thu nhập cho mỗi người. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp có thể điều chỉnh các bài giảng cho phù hợp hơn với nhu cầu của học sinh hoặc phù hợp với các phòng ban khác nhau.

Khó khăn khi số hóa tài liệu doanh nghiệp

Tài liệu số hóa hiện nay là xu hướng phổ biến trong ngành lưu trữ với nhiều lợi thế về giá cả và chất lượng. Tuy nhiên, vẫn còn khó khăn để làm cho các doanh nghiệp khó áp dụng phương pháp này.

Chi phí đầu tư ban đầu lớn

Về cơ bản, tài liệu số hóa là chuyển đổi các tài liệu từ một dạng thông thường đến một tài liệu số có thể được công nhận và đọc bởi máy tính. Quá trình này đòi hỏi một hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ và thiết bị hỗ trợ chuẩn để đảm bảo chất lượng của chất lượng. Ví dụ, khi bắt đầu một dự án số hóa dữ liệu, cần phải đầu tư vào thiết bị phần cứng mua hoặc khoán ngoài như máy tính, máy in, máy quét hoặc phần mềm để quản lý và truy xuất tài liệu.

Mặt khác, ngay cả khi được trang bị các thiết bị và phần mềm cần thiết cho việc số hóa tài liệu, các doanh nghiệp vẫn không thể thực hiện được do thiếu nguồn lực trong cả số lượng và chuyên môn.

Hai yếu tố thiết bị và người này chắc chắn sẽ làm cho các doanh nghiệp phải ” rút ” một số lượng lớn nếu họ muốn nhận kết quả từ tương đối ổn định hoặc cao hơn, cũng là những cân nhắc hàng đầu khi triển khai. Số hóa số hóa.

Đối với vấn đề này, các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với 2 lựa chọn:

• Tự thực hiện việc thực hiện số hóa: phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có ít tài liệu và quá trình đơn giản.
• Sử dụng dịch vụ số hóa chuyên nghiệp: tối ưu cho các doanh nghiệp lớn, nhu cầu số hóa với khối lượng lớn các tài liệu, chi phí tự số hóa quá lớn hoặc quá trình cần được chuẩn hóa trên quy mô lớn với nhiều nhánh khác nhau.

Rủi ro an ninh trong doanh nghiệp

Dữ liệu sau khi số hóa sẽ phải đối mặt với tình hình biên tập và sao chép trái phép. Mặc dù điều này có thể dễ dàng vượt qua cho các quản trị viên mạng, nó không dễ dàng cho các nhân viên của một cơ quan hay doanh nghiệp sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa.

Để hạn chế tình huống này, các doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp bảo vệ dữ liệu ở mức 3: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người dùng. Tuy nhiên, phương pháp này không thực sự tối ưu cho các doanh nghiệp có một số lượng lớn nhân viên, điều này có thể xảy ra một số cá nhân có quyền quản lý lạm dụng mạng, sao chép hoặc thay đổi toàn bộ mạng. Cơ sở dữ liệu cho mục đích cá nhân hoặc bỏ sót. Trong trường hợp này, người được giao trách nhiệm quản lý tối thượng cần nắm bắt và kiểm soát nhân tố trước khi xảy ra sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

Yêu cầu đào tạo đồng bộ và có hệ thống cho nhân viên

Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, cách tiếp cận sẽ không còn như cũ nữa. Do đó, các doanh nghiệp cần tiến hành việc đào tạo đồng bộ và có hệ thống để họ có thể sử dụng các tài liệu kỹ thuật số trong phương pháp đúng đắn, đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tránh các vấn đề. ảnh hưởng đến lưu trữ dữ liệu.

Chế độ bảo mật dữ liệu không hoàn tất

Các tài liệu nội bộ thường chứa thông tin và dữ liệu chỉ được phép lưu thông trong tổ chức để đảm bảo bí mật, thông tin độc quyền hoặc lợi thế cạnh tranh đối với đối thủ cạnh tranh trong thị trường. Đảm bảo an ninh của các loại tài liệu này rất quan trọng, đặc biệt đối với các tài liệu được số hóa dễ bị hacker tấn công khi lỗ hổng công nghệ xuất hiện. Vấn đề an ninh thường đến từ số hóa không chuyên nghiệp do chuyên môn giới hạn hoặc khoán ngoài cho các đơn vị không cam kết với mức độ an ninh khi thực hiện dịch vụ này.

Rủi ro này chỉ có thể được khắc phục bằng cách tăng cường hệ thống an ninh dữ liệu, yêu cầu trình bày mục đích phục hồi với sự cho phép của quản lý có thẩm quyền để giảm khả năng lây lan dữ liệu bí mật của doanh nghiệp.

Đối mặt với xu hướng số hoá hiện tại của tài liệu số hoá

Nhiều doanh nghiệp đã gia nhập dòng này, nhưng không phải tất cả các doanh nghiệp đều đạt được hiệu quả cao. Lý do có thể đến từ hệ thống phần mềm lưu trữ cũng như quản lý tài liệu mà chưa được thiết kế và tính toán một cách thích hợp với khối lượng được lưu trữ vào năm.

Không dừng lại tại những lưu trữ số hoá, những nội dung đào tạo số hoá của các doanh nghiệp cũng có thể gặp những trở ngại trên và trở ngại liên quan đến những chi tiết của công việc. Điều này một phần sẽ làm cho việc đào tạo nội bộ của doanh nghiệp không đạt được hiệu quả mong muốn, gây ra chất thải không cần thiết. Do đó, những doanh nghiệp cần là một chuyên gia chuyên nghiệp có khả năng tối ưu hóa chi phí và chất lượng nội dung số hóa. Với một nhóm các chuyên gia có kinh nghiệm, Luatvn.vn có thể giúp bạn tìm ra giải pháp tốt nhất khắc phục những mặt lợi và hại của việc chuyển đổi số hóa doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện chuẩn số hóa tài liệu

Quá trình số hóa tài liệu của fsi được xây dựng qua 7 bước chính: thu thập tài liệu, sắp xếp văn bản, phân loại, quét tài liệu, kiểm tra tài liệu, ghi nhận ocr, nhập ký tự và kiểm tra nhập dữ liệu,.

Bước 1: Thu thập giấy tờ

• Nhận tài liệu chuyển giao từ khách hàng hoặc đến vị trí khách hàng để thu thập tài liệu.
• Ký biên bản chuyển giao, xác nhận số lượng và trạng thái của tài liệu.

Bước 2: Sắp xếp, phân loại và chỉnh sửa tài liệu

Kiểm tra tài liệu thu thập và phân loại theo yêu cầu số hóa, phân phối cho các trạm quét khác nhau.

Bước 3: Quét tài liệu

Bước 4: Kiểm tra tập tin đầu ra của nó

• Lần đầu tiên: kiểm tra tập tin đầu ra
• Lần thứ hai: kiểm tra xác suất của tập tin kết xuất 30%.

Bước 5: Nhập dữ liệu, nhận dạng ký tự

Áp dụng phương pháp hoặc hỗn hợp cả hai:

• Mục nhập dữ liệu tự động – áp dụng cho các bản gốc chất lượng cao, các tài liệu mới: tích hợp thông tin tự động và công nghệ khai thác để giúp thông tin được thu thập nhanh chóng, chính xác và có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu hành chính của mỗi khách hàng.
• Mục nhập dữ liệu thủ công – áp dụng cho các bản gốc chất lượng thấp, các tài liệu cũ, không thể nhận diện: nhân viên nhập dữ liệu sẽ nhập các trường dữ liệu theo thủ công.

>>>> Xem thêm: Những điều cần biết khi cá nhân, hộ gia đình đăng ký kinh doanh>>>>

Bước 6: Kiểm tra dữ liệu nhập liệu

• Lần đầu tiên: kiểm tra tập tin tập tin kết xuất 100%
• Lần thứ hai: kiểm tra xác suất của tập tin kết xuất 30%

Bước 7: Hiển thị và lưu trữ thông tin

• Thực hiện sản lượng và thông tin lưu trữ vào hệ thống lưu trữ khách hàng như server, thiết bị lưu trữ, v. v.
• Tích hợp với các cơ sở dữ liệu khác hoặc các hệ thống lưu trữ hoặc các ứng dụng kinh doanh khác của khách hàng nếu cần.

Quý khách có thể liên hệ với số Hotline/Zalo; 0763387788 để được tư vấn chi tiết cụ thể.