Cách doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp dù to nhay nhỏ, tùy từng mô hình cấp độ khác nhau đều phải xây dụng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nói một cách hoành tráng là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ còn nói một cách nôm na dân dã thì kiểm soát nội bộ là: Làm cái gì? bán cái gì? chi phí hết bao nhiêu? còn lại lãi bao nhiêu? Quản lý thế nào cho hiệu quả?
Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về cơ bản là tích hợp một loạt các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, quy tắc, chính sách và nỗ lực của tất cả các thành viên trong tổ chức để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hợp lý. Vậy làm thế nào để xây dựng quá trình này?
>>> Quý khách tham khảo thêm: Thành lập công ty uy tín >>>>
Mục lục
Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại cho doanh nghiệp.
- Giảm thiểu sự xuất hiện của rủi ro và gian lận. Các trường hợp đánh cắp bộ não của các công ty đối thủ, hoặc nhân viên gấp đôi. Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu, tài chính của doanh nghiệp.
- Giảm những sai lầm đáng tiếc của nhân viên gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Đặc biệt là về tài chính và xây dựng thương hiệu.
- Ngăn chặn việc lạm dụng các quỹ công cộng, trích quỹ công cho công việc tư nhân.
- Hỗ trợ các công cụ quản lý kinh doanh cho tất cả các hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và bộ phận trong doanh nghiệp.
- Giảm nguy cơ không tuân thủ các chính sách và quy trình kinh doanh của công ty, ngăn ngừa rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro không đầy đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển, lợi ích của quá trình kiểm soát này cũng trở nên lớn hơn vì chủ sở hữu công ty khó theo dõi và kiểm soát những rủi ro này hơn nếu anh ta chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của riêng mình.
Đối với các công ty có sự tách biệt lớn giữa ban lãnh đạo và cổ đông, một quy trình kiểm soát nội bộ chất lượng sẽ góp phần vào mức độ tin tưởng của cổ đông cao và điều này rất quan trọng đối với công ty. với các công ty có nhà đầu tư bên ngoài.
>>>> Quý khách tham khảo thêm: Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể >>>>
Các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Muốn có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, trước tiên chúng ta phải thiết lập một kế hoạch xây dựng. Xây dựng quy trình kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không bị phân tâm trong quá trình triển khai hệ thống. Dưới đây là các bước chi tiết để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Xác định hướng và rủi ro có thể xảy ra
Điều đầu tiên để xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là xác định hướng đi tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau.
Vẽ sơ đồ tổ chức quản lý phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Sau đó thiết lập nội quy, quy chế và quy định trong doanh nghiệp. Hệ thống quy tắc này, bất cứ ai trong đó phải tuân thủ nghiêm ngặt.
Xây dựng chính sách quản lý nguồn nhân lực, chính sách phát triển kinh doanh và các sản phẩm, dịch vụ kinh doanh.
Xác định các rủi ro có thể đến với doanh nghiệp trong hệ thống kiểm soát nội bộ này. Các rủi ro thường gặp nhất là rủi ro tài chính. Hoặc rủi ro chiến lược và hoạt động. Những rủi ro này đều có hậu quả lớn đối với các doanh nghiệp.
2. Mô hình hóa và phân tích
Sau khi bạn đã định hướng xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, bạn phải vẽ mô hình cụ thể nhất của hệ thống. Sau đó đưa ra một phân tích về những gì hệ thống của bạn bao gồm. Để mỗi cá nhân có thể hiểu rõ những gì họ cần làm để thực hiện tốt hệ thống.
3. So sánh các quy tắc quản lý
Khi các quy định trong quy trình kiểm soát nội bộ đã được thiết lập cho doanh nghiệp. Bạn nên so sánh để xem nó có phù hợp với các quy tắc quản lý của doanh nghiệp không. Nếu nó không phù hợp hoặc trái với các quy tắc kinh doanh, các quy định đó nên được gỡ bỏ.
Phù hợp với môi trường kiểm soát là rất quan trọng. Bạn không thể có một hệ thống hoàn hảo nếu nó không phù hợp với môi trường làm việc. Điều này cần được xem xét cẩn thận khi phát triển một kế hoạch.
>>>> Quý khách có thể tham khảo thêm: Xây dựng thương hiệu không phải chủ doanh nghiệp nào cũng biết? >>>>
4. Hình thành quy trình, hướng dẫn thực hiện – truyền thông
Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, phải có hướng dẫn cụ thể để thực hiện. Để nhân viên và các phòng ban tuân thủ đúng hệ thống, cần có hướng dẫn cụ thể cho từng công việc.
Đừng để bất cứ ai không rõ ràng về kế hoạch kiểm soát nội bộ. Một lỗ hổng ở một người sẽ dẫn đến hệ thống xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ không thể hoàn thành.
5. Kiểm tra kế hoạch và đánh giá
Trước khi làm bất cứ điều gì, cần phải thử nghiệm. Điều tương tự cũng xảy ra với việc xây dựng các quy trình kiểm soát nội bộ. Để không mắc phải một sai lầm lớn gây ra rất nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Hãy kiểm tra kiểm soát trong một phần nhỏ của doanh nghiệp. Sau đó đánh giá những ưu điểm và nhược điểm, và điều chỉnh phù hợp với quy mô của các doanh nghiệp lớn
Trên đây là các bước xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Để phát triển mạnh mẽ, hãy áp dụng mô hình hệ thống này. Đến nay, kiểm soát nội bộ là các phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm sai sót, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và để đạt được việc tuân thủ các chính sách và thủ tục.
Qua bài viết này quý khách có thể phần nào hiểu được quy trình xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp, công ty mình, nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hãy liên hệ với chúng tôi Luật VN hotline/zalo: 0763387788 để được tư vấn hỗ trợ
BÀI VIẾT LIÊN QUAN