Thủ tục giải thể văn phòng đại diện, hướng dẫn chi tiết từ A – Z

Giải thể văn phòng đại diện cần chuẩn bị những loại hồ sơ như thế nào, quy trình thủ tục ra sao, nộp hồ sơ cho cơ quan nào? Tất cả những điều này sẽ được Luatvn tư vấn trong bài viết dưới đây. Hoặc để không mất nhiều thời gian tìm hiểu về thủ tục hồ sơ, pháp lý quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 076 338 7788 để được tư vấn nhanh nhất.

Giải thể văn phòng đại diện công ty cần thực hiện những công việc gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp, thực hiện một phần chức năng chuyên biệt nào đó. Sau khi thành lập văn phòng đại diện nhưng chủ doanh nghiệp cảm thấy việc duy trì là không khả thi, không cần thiết thì nên tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện càng sớm càng tốt. Điều này không chỉ tiết kiệm được một phần chi phí mà còn giúp DN tránh được những vướng mắc liên quan tới thuế và pháp lý về sau. Thực tế khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải thực hiện những công việc như sau:

  • Đóng cửa mã số thuế của văn phòng đại diện tại chi cục thuế cấp huyện, quận.
  • Trả dấu tròn (nếu có) + trả đăng ký mẫu dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh.
  • Trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tư vấn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp
Tư vấn giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp

Điều kiện để giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp

Thực tế cho thấy rất nhiều công ty muốn giải thể văn phòng đại diện nhưng lại không được giải quyết. Điều này giải thích có thể doanh nghiệp bạn chưa đáp ứng điều kiện cần thiết. Doanh nghiệp chỉ có thể giải thể văn phòng đại diện khi đáp ứng được toàn bộ điều kiện như sau:

  • Bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp, như lương của người lao động, nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội và khoản nợ đối với các đối tác làm ăn.
  • Doanh nghiệp không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa Án hoặc Trọng tài thương mại.
  • Trường hợp doanh nghiệp không còn khả năng thanh toán (mất khả năng thanh toán) thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục phá sản theo quy định của Luật phá sản 2014.

Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện

Theo quy định luật pháp Việt Nam thì hồ sơ để giải thể văn phòng đại diện có sự khác nhau đối với thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài. Cụ thể:

Đối với thương nhân Việt Nam

  • Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-22 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT)
  • Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm quyết định của doanh nghiệp hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
  • Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội
  • Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động
  • Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện
  • Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
  • Đối với văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì phải có thêm Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (mẫu Phụ lục II-19 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT)
Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp
Chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp

Đối với thương nhân nước ngoài

  • Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp bị thu hồi giấy phép (mẫu đơn quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BCT)
  • Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp bị thu hồi giấy phép)
  • Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội
  • Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động
  • Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh.

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Thực tế thủ tục giải thể văn phòng đại diện khá phức tạp đòi hỏi người xử lý cần am hiểu đúng và đủ pháp luật hiện hành. Ngoài ra kinh nghiệm xử lý cũng là điều cần thiết. Trong khuôn khổ bài viết Luatvn xin đưa ra 3 bước trong quy trình thủ tục xin giải thể văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Tiến hành đóng mã số thuế văn phòng đại diện

  • Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đóng mã số thuế văn phòng đại diện gồm thông báo, Biên bản họp, quyết định của hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/chủ doanh nghiệp về việc giải thể văn phòng đại diện.
  • Nộp hồ sơ tại chi cục thuế cấp quận, huyện. Thời gian giải quyết hồ sơ: Sau 5 – 10 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ kiểm tra sổ sách kế toán, tình hình báo cáo nộp tờ khai, đóng thuế của văn phòng đại diện doanh nghiệp để tiến hành thủ tục khóa mã số thuế văn phòng đại diện

>>> Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật của công ty và giám đốc văn phòng đại diện bị giải thể liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ văn phòng đại diện. Công ty có văn phòng đại diện bị giải thể phải chịu tránh nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán những khoản nợ theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tiến hành làm thủ tục hồ sơ trả con dấu văn phòng đại diện

Doanh nghiệp chuẩn bị:

  • Công văn trả con dấu của văn phòng đại diện cần giải thể.
  • Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc trả con dấu văn phòng đại diện.
  • Quyết định về việc trả con dấu văn phòng đại diện.

Bước 3: Làm thủ tục trả giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện.
  • Biên bản thanh lý tài sản của văn phòng đại diện
  • Danh sách chủ nợ và người lao động.
  • Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh) về việc giải thể.
  • Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/ hội đồng quản trị về việc giải thể văn phòng đại diện.
  • Công ty tiến hành việc đăng bố cáo giải thể VP đại diện trên cổng thông tin đăng ký quốc gia.

>>> Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải thể văn phòng đại diện. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ ra thông báo giải thể văn phòng đại diện và xóa dữ liệu của VP đại diện trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Dịch vụ giải thể văn phòng đại diện của Luatvn

Luôn đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong vấn đề pháp lý, Luatvn cung cấp dịch vụ giải thể văn phòng đại diện bao gồm các công việc:

  • Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan đến thủ tục khuyết toán thuế, thủ tục giải thể công ty tại sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
  • Thực hiện đăng thông báo giải thể doanh nghiệp.
  • Thực hiện thủ tục xin xác nhận đóng tài khoản ngân hàng của công ty.
  • Hướng dẫn Quý khách hàng hoàn thiện thủ tục pháp lý cho việc giải thể công ty.
  • Soạn thảo hồ sơ, giao dịch với có quan thuế xin đóng mã số thuế cho công ty.
  • Soạn thảo hồ sơ giải thể tại Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.
  • Tư vấn các thức chuyển nhượng nếu doanh nghiệp muốn chuyển nhượng không thực hiện thủ tục giải thể công ty.

Trên đây, luật sư của Luatvn đã tư vấn miễn phí cho các bạn về việc giải thể văn phòng đại diện. Các bạn đừng quá lo lắng với thủ tục này bởi tuy khó và phức tạp nhưng nếu như các bạn cần tư vấn pháp lý. Hỗ trợ giải thể công ty thì đã có Luatvn giúp bạn giải quyết nhanh chóng, tư vấn miễn phí, hỗ trợ soạn thảo hồ sơ giải quyết mọi thủ tục với cơ quan chức năng với chi phí thấp nhất.

  • Hotline: 076 338 7788
  • Email: luatvn@luatvn.vn

0763 387 788