Lưu ý khi soạn Điều lệ công ty

Lưu ý khi soạn Điều lệ công ty. Trước khi làm rõ một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng Điều lệ công ty cho khách hàng. thiết nghĩ chúng ta cần hiểu rõ bản chất và khái niệm về Điều lệ chung và Điều lệ công ty.

Điều lệ là văn bản do quốc gia hoặc tổ chức xác lập điều chỉnh các vấn đề về hoạt động của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp xác định, các quan hệ với các tổ chức, cơ quan khác và các công dân hoặc điều chỉnh hoạt động của các tổ chức khác nhau và công dân, các quyền và nghĩa vụ trong lĩnh vực quản lí nhà nước hoặc hoạt động kinh tế cụ thể.

Điều lệ được coi như bản “hiến pháp” của doanh nghiệp.

Khi có tranh chấp xảy ra, điều lệ là căn cứ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất được đưa ra để các cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

Điều lệ chung thường được các cơ quan quyền lực và hành pháp nhà nước cao nhất ban hành hoặc phê chuẩn hay phê duyệt. Điều lệ của các cơ quan và tổ chức cụ thể thuộc các bộ, ngành thường được các bộ, ngành tương ứng ban hành. Điều lệ của các cơ quan và tổ chức cụ thể thuộc chính quyền địa phương thường do các Uỷ ban nhân dân tương ứng chuẩn y. Điều lệ của các tổ chức xã hội do đại hội của các tổ chức đó thông qua. Điều lệ của pháp nhân hoạt động kinh doanh được soạn thảo và thông qua theo trật tự đăng kí nhà nước tại các cơ quan có thẩm quyền.

Tương tự Điều lệ chung, Điều lệ công ty là bản thỏa thuận giữa các thành viên góp vốn của công ty hoặc những người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau cùng được soạn căn cứ trên những khuôn mẫu chung của luật pháp (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán…) để ấn định cách tạo lập, hoạt động và giải thể của một doanh nghiệp. Việc xác lập, hủy bỏ, thay đổi điều lệ của công ty phải theo quy định của pháp luật.

Theo luật doanh nghiệp, điều lệ công ty gồm: điều lệ khi đăng kí doanh nghiệp và điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

1. Đặc điểm điều lệ công ty

Điều lệ công ty được xem như là bản “hiến pháp” của mỗi doanh nghiệp. Nếu Hiến pháp là luật cơ bản và quan trọng nhất của mỗi quốc gia thì Điều lệ công ty được xem là luật cơ bản nhất của doanh nghiệp.

Điều lệ công ty là căn cứ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất khi có tranh chấp xảy ra, được đưa ra làm cơ sở để các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp và các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp.

Điều lệ công ty do doanh nghiệp tự lập nên, có nội dung căn cứ theo các quy định về pháp luật doanh nghiệp và không được trái với các quy định pháp luật.

Điều lệ là bản cam kết của các thành viên công ty về việc thành lập công ty, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.

Việc xác lập, sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ Điều lệ của công ty phải thực hiện tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

2. Nội dung của điều lệ công ty

Theo Điều 24 Luật doanh nghiệp năm 2020 Điều lệ công ty gồm các nội dung như sau:

• Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. Điều lệ công ty bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây: 
• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
•  Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.”

Điều lệ công ty ngoài các nội dung chủ yếu được quy định như trên, công ty có quyền quy định thêm một số điều khoản khác, tùy theo đặc trưng của công ty mình, xuất phát từ thực tiễn tổ chức, quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty.

3. Lưu ý khi soạn thảo Điều lệ công ty cho khách hàng.

Để có thể soạn thảo nên một bản Điều lệ công ty hoàn chỉnh và phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Thứ nhất điều lệ phải đảm bảo có đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định của Luật Doanh nghiệp, không được trái với các quy định của pháp luật doanh nghiệp và pháp luật có liên quan như Luật Doanh nghiệp, Bộ luật dân sự, Luật Thương mại, pháp luật về thuế và kế toán,…

Thứ hai khi soạn thảo Điều lệ công ty phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận, Điều lệ là một hợp đồng nhiều bên, quy định quyền và nghĩa vụ của các bên, các chủ sở hữu công ty, quy định về việc tổ chức, quản lý và hoạt động của doanh nghiệp. Điều lệ cần được soạn thảo dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận giữa các thành viên công ty, thông qua các cuộc họp và biểu quyết theo quy định, do người có quyền hạn ký xác nhận vào điều lệ.

Thứ ba Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây căn cứ theo quy định Luật Doanh nghiệp:

• Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
• Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.

Thứ tư khi muốn sửa đổi, bổ sung Điều lệ thì Điều lệ công ty mới bắt buộc phải có họ, tên và chữ ký của những người sau đây theo quy định tại Luật Doanh nghiệp:

• Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh.
• Chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Người đại diện theo pháp luật đối với công ty cổ phần.

Thứ 5 mỗi công ty sẽ có một bản Điều lệ riêng phù hợp với cơ cấu tổ chức, tình hình thực tế của công ty;

Thứ 6 pháp luật trao cho doanh nghiệp quyền tự quyết trong việc xây dựng Điều lệ công ty, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ việc không được trái với pháp luật cũng như không xâm phạm quyền và lợi của các bên thứ ba khác;

Thứ 7 việc xác lập, sửa đổi, bổ sung và hủy bỏ Điều lệ của công ty phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

4. Vai trò của điều lệ công ty.

Chúng ta có thể thấy rằng pháp luật đã thừa nhận vai trò quan trọng của Điều lệ công ty bởi khi đọc Luật Doanh nghiệp, chắc hẳn bạn sẽ thấy được sự lặp đi lặp lại rất rất nhiều lần của các cụm từ như: “trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì…”, “trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác”, “do điều lệ công ty quy định”,… và nhiều các điều khoản khác có liên quan đến Điều lệ công ty.

Hầu hết trong các hoạt động của công ty và các tranh chấp phát sinh thì những quy định của Điều lệ công ty sẽ được ưu tiên áp dụng nếu nội dung đó của Điều lệ không trái với quy định của pháp luật. Những vai trò của Điều lệ công ty cụ thể như sau:

Điều lệ công ty giúp cân bằng giữa quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty.

Điều này thể hiện qua việc nội dung Điều lệ công ty sẽ ghi nhận phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và đối với công ty hợp danh; ghi nhận số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần.

Đồng thời, Điều lệ còn quy định các nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế, phương án xử lý lỗ trong kinh doanh.

Tất cả những điều này nhằm giúp đảm bảo lợi ích cho các thành viên và qua đó, mỗi thành viên cũng sẽ phải thực hiện nghĩa vụ tương ứng của mình với công ty. Điều lệ chính là nơi các đối tượng liên quan tìm thấy quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

Điều lệ công ty có chức năng tạo cơ chế vận hành cho công ty.

Điều lệ công ty sẽ quy định cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty để từ đó công ty có được hệ thống tổ chức chặt chẽ, có sự phân quyền rõ ràng sẽ khiến cho hoạt động của công ty thuận lợi và hiệu quả hơn rất nhiều.

Những nội dung được quy định trong Điều lệ công ty sẽ tạo ra cơ chế vận hành, quản lý công ty, các thành viên của công ty theo đó phải tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Điều lệ công ty, thúc đẩy sự hoạt động ổn định và phát triển cho công ty. Đó luôn là điều mong muốn của mỗi doanh nghiệp.

Điều lệ công ty làm căn cứ giải quyết tranh chấp nội bộ công ty

Tranh chấp nội bộ công ty là điều không thể tránh khỏi trong tiến trình hoạt động và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bởi doanh nghiệp là một tổ chức được thành lập nên từ nhiều chủ thế, có quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng đối với công ty.

Những tranh chấp này chỉ áp dụng theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật khác có liên quan để giải quyết là chưa đủ và chưa tối ưu. Vì pháp luật hay quy định chung chung cho các doanh nghiệp, mà mỗi doanh nghiệp lại là một tổ chức có những đặc thù riêng, có cơ chế hoạt động riêng, mỗi người chủ sở hữu lại có nghệ thuật kinh doanh và nguyên tắc lãnh đạo riêng. Điều lệ của công ty sẽ phần nào phản ánh được những điều đặc thù ấy.

Cho nên, phương thức, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ giữa các công ty là hoàn toàn không giống nhau, nếu mỗi công ty không có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng thì sẽ khó khăn hơn cho việc giải quyết mâu thuẫn khi có tranh chấp xảy ra.

Điều lệ sinh ra chính là căn cứ để giải quyết những tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động, giúp quản lý ổn định.

Điều lệ công ty quy định những vấn đề cốt lõi của công ty để cho mọi đối tượng có thể tham khảo khi cần thiết.

Các thành viên, cổ đông công ty khi nhìn vào Điều lệ thì sẽ biết được quyền và nghĩa vụ của mình cũng như quyền và nghĩa vụ của các thành viên, cổ đông khác.

Người không phải thành viên công ty khi đọc Điều lệ công ty có thể biết được công ty này đang làm gì, người đại diện theo pháp luật của công ty là ai, cơ cấu tổ chức ra sao, quyền và nghĩa vụ của các cổ đông, thành viên như thế nào, quy định về góp vốn, về phương pháp tính thù lao, tiền lương, những nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ phát sinh,…

Qua thống kê những năm gần đây cho thấy, số lượng doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng tăng mạnh. Những doanh nghiệp của Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ và chú trọng hơn trong việc thành lập, quản lý công ty. Điều lệ công ty là văn bản quy định về các vấn đề cốt lõi và nền móng cho sự vận hành của Công ty như: 

Danh sách thành viên góp vốn; Tỷ lệ phần vốn góp; Cơ cấu tổ chức quản lý; Quy định về bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh chủ chốt trong công ty; Thẩm quyền và thể thức thông qua các quyết định, phương hướng phát triển công ty của bộ máy điều hành; Nguyên tắc phân chia lợi nhuận; Chế độ tuyển dụng, lương thưởng;… Chính vì các nội dung này nên Điều lệ công ty trở nên quan trọng bởi:

Điều lệ công ty:

Là căn cứ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất khi có tranh chấp xảy ra, được đưa ra làm cơ sở để các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết tranh chấp và các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp. Điều lệ công ty sẽ được ưu tiên áp dụng nếu nội dung đó của Điều lệ không trái với quy định của pháp luật;

Điều lệ công ty giúp cân bằng giữa quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên trong công ty;

Điều lệ công ty sẽ ghi nhận phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên hợp danh, của cổ đông sáng lập, thành viên góp vốn,… để xác định rõ về tỷ lệ vốn góp, quyền và nghĩa vụ tương đương của các thành viên góp vốn vào công ty;

Điều lệ quy định các nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế, phương án xử lý lỗ trong kinh doanh, tránh trường hợp giữa các thành viên có tranh chấp với nhau về việc hưởng lợi nhuận;

Điều lệ công ty có chức năng tạo cơ chế vận hành cho công ty liên quan đến việc quy định về cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty để từ đó công ty có được hệ thống tổ chức chặt chẽ, có sự phân quyền rõ ràng sẽ khiến cho hoạt động của công ty thuận lợi và hiệu quả hơn rất nhiều.

Các thành viên của công ty theo đó phải tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Điều lệ công ty, thúc đẩy sự hoạt động ổn định và phát triển cho công ty. Nếu một khách hàng hiểu quy định và tầm quan trọng của nó thì họ sẽ thuê Luật sư soạn thảo riêng một Điều lệ đầy đủ và chi tiết các nội dung. Đó chính là cách họ định hướng vận hành cho mọi hoạt động doanh nghiệp về sau này.

Chính vì vai trò quan trọng của Điều lệ như vậy nên khi một Luật sư được khách hàng thuê dịch vụ tư vấn và thành lập doanh nghiệp, về mặt thủ tục thì theo biểu mẫu để soạn thảo và nộp hồ sơ theo thủ tục hành chính,  các văn phòng Luật, công ty Luật sẽ dựa vào các bản mẫu của các loại hình công ty trước đó để soạn thảo cho khách hàng.

Tuy nhiên, để đảm bảo về mặt uy tín và trách nhiệm của nghề Luật, Luật sư cần cần tư vấn kỹ cho khách hàng vai trò quan trọng của Điều lệ, soạn thảo Điều lệ theo đúng quy định pháp luật tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, tư vấn cho họ cụ thể từng điều khoản trong Điều lệ để bảo đảm về mặt rủi ro pháp lý cho công ty khách hàng trong quá trình hoạt động cũng như mọi rủi ro về sau này.

Nếu quý khách hàng có câu hỏi vui lòng liên hệ với Luatvn.vn qua số hotline/zalo: 076 338 7788.  Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho quý khách miễn phí.