Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ đại diện quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. 

Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ như thế nào để đúng pháp luật? Cần tuân theo những quy định pháp lý gì? Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành, Luatvn.vn sẽ chia sẻ tới quý doanh nghiệp những thông tin quan trọng liên quan sau. Mọi vấn đề cần tư vấn liên hệ tới số hotline 076 338 7788. 

Những đặc điểm của văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ, các doanh nghiệp cần hiểu rõ mục đích của văn phòng đại diện đối với hoạt động của công ty. 

Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc. Nơi đây có thể xảy ra các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ công ty mẹ tiếp cận với thị trường mới. Bên cạnh đó nó có đặc điểm: 

• Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập;
• Có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và con dấu riêng nhằm mục đích phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện;
• Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện năm 2020

Luatvn.vn sẽ cung cấp một số thông tin mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện, nhằm tránh vi phạm quy định của pháp luật. 

• Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: Không thực hiện đăng ký theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam mà chỉ ghi nhận nội dung hoạt động dựa theo ủy quyền của công ty mẹ, đa số văn phòng đại diện được ghi nhận là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, trưng bày giới thiệu sản phẩm;
• Văn phòng đại diện không phải kê khai, nộp thuế môn bài; tuy nhiên có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên văn phòng đại diện.
• Do có mẫu dấu riêng nên sau khi thành lập doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố mẫu dấu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Đặc biệt tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ngoài ra, trụ sở của văn phòng đại diện: không được là chung cư/ tập thể.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện là yếu tố không thể thiếu khi hoàn thiện thủ tục thành lập văn phòng. Các doanh đang chuẩn bị thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Thông báo lập văn phòng đại diện;
• Quyết định của Hội đồng thành viên/ Chủ sở hữu công ty/ Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN.

Quy trình thực hiện thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Tất cả thủ tục từ đăng ký thành lập công ty hay thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ đều phải tuân thủ quy trình nhất định. Trong đó quy trình thành lập văn phòng đại diện được pháp luật quy định như sau:

• Thẩm quyền thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện: Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự kiến đặt văn phòng đại diện, mà không phải Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính như khi thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh với công ty mẹ;
• Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
• Riêng đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

Tại Luatvn.vn chúng tôi cung cấp đầy đủ giấy tờ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh với công ty mẹ. Ngoài ra, chúng tôi có thể đại diện pháp lý, thay mặt doanh nghiệp làm việc với các cơ quan có thẩm quyền xử lý mọi vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. 

Xem thêm: Thay đổi đại diện văn phòng công ty