Văn phòng cho thuê là một thuật ngữ để chỉ một tài sản, bất động sản nào đó. Mà chủ tài sản đó có thể dùng nó để cho doanh nghiệp, công ty thuê để làm văn phòng làm việc, kinh doanh, v.v… Kế toán công ty cho thuê văn phòng chắc chắn có rất nhiều khoản chi phí cần phải quan tâm. Vậy công việc kế toán sẽ bao gồm những khoản chi phí nào? Bạn cần lưu ý những điểm gì để tránh sơ suất trong quá trình kế toán? Hãy theo dõi bài viết sau của Luatvn.vn sẽ rõ nhất.
Mục lục
Những khoản chi phí của công ty cho thuê văn phòng cần kế toán hạch toán
Đây là công việc đòi hỏi cần phải có độ chính xác cao. Trước khi kế toán hay hạch toán dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn phải thật cẩn thận kiểm kê lại các khoản sau:
Chi phí cố định dành cho mặt bằng
Chi phí cố định là khoản chi phí cơ bản nhất mà mỗi tổ chức phải chi trả khi thuê văn phòng. Chúng ta tạm gọi bên thuê nhà là bên A, bên cho thuê nhà là Bên B. Trước khi thuê mặt bằng, bạn cần thật cẩn thận xem xét hợp đồng cho thuê, bao gồm:
– Chi phí cho không gian: Tùy thuộc vào nguyên trạng mặt bằng mà bên B sẽ quy định mức giá cho không gian cho thuê. Đó là các yếu tố về độ rộng của căn nhà (m2), vị trí gần khu trung tâm không, tình trạng sử dụng của căn nhà. Chi phí này sẽ được công khai trong thông tin cho thuê nhà. Bạn có thể chọn một trong các cách thức thanh toán: theo năm, theo kỳ, theo tháng. Tất cả đều dựa trên thỏa thuận của hai bên và được ghi rõ trong hợp đồng.
– Chi phí thuê nội thất nếu có: Với một số cơ sở được trang bị sẵn nội thất, bên B có thể cho bên A thuê nếu bên A có nhu cầu. Đồng thời, bổ sung những điều khoản về trách nhiệm bảo quản nội thất trong suốt quá trình sử dụng. Trường hợp để xảy ra hỏng hóc, bên A sẽ phải bồi thường chi phí khôi phục tình trạng nội thất.
– Chi phí đóng góp định kỳ: Dễ thấy nhất là các phí chi trả cho các dịch vụ tiện ích phục vụ cho quá trình sử dụng. Bao gồm phí đóng góp xây dựng; phí vận hành thang máy; phí chăm sóc cây xanh và diệt côn trùng.
– Thuế thuê nhà: Một chi phí hết sức quan trọng mà bạn phải quan tâm khi đi thuê văn phòng là thuế thuê nhà. Vì là vấn đề có liên quan đến luật pháp, quá trình kê khai sẽ phải cực kì chính xác.
Kế toán chi phí sinh hoạt phải chi trả trong quá trình sử dụng của công ty cho thuê văn phòng
– Tiền điện, nước tiêu thụ: Trong hợp đồng cho thuê, bên B sẽ làm rõ quy định mức giá cho việc tiêu thụ điện, nước. Dựa trên khối lượng điện nước mà văn phòng sử dụng, bạn sẽ phải trả số tiền tương ứng. Mỗi văn phòng sẽ có đồng hồ đo riêng để theo dõi mức độ sử dụng.
– Chi phí cho các dịch vụ của địa điểm thuê: Thông thường sẽ là các dịch vụ được tính theo tháng. Như là phí dọn vệ sinh chung, phí trông giữ xe cho nhân viên văn phòng, phí lễ tân, bảo vệ.
– Tiền đền bù những hư hại: Trường hợp bạn để xảy ra sự cố ảnh hướng tới tình trạng của mặt bằng sẽ phải đền bù. Ngoài chi phí để hồi phục nguyên trạng, bạn sẽ phải trả phí bồi thường nếu điều này có quy định trong hợp đồng.
Khoản chi phí chi trả một lần duy nhất
– Chi phí hoàn trả nguyên trạng mặt bằng: Chi phí này sẽ được kế toán ngay tại thời điểm bàn giao mặt bằng. Do trong quá trình sử dụng, đơn vị có thể thay đổi một số chi tiết trong văn phòng. Khi kết thúc hợp đồng, bạn có trách nhiệm phải hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu. Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng chi trả 1 lần cần chính xác và nhanh chóng.
– Chi phí thi công nội thất: Với những tòa nhà đang thi công xây dựng nội thất văn phòng, bạn sẽ được miễn tiền thuê. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả một số chi phí đi kèm.
Các phụ phí khác của kế toán công ty cho thuê văn phòng
Ngoài những chi phí trên, bạn sẽ phải trả cho hoạt động ngoài giờ quy định sử dụng văn phòng. Trong quá trình kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn cần theo dõi chi phí dùng quá giờ. Khoản chi phí này có thể được tính theo 3 cách;
- Tính theo diện tích
- Tính theo giờ sử dụng văn phòng
- Tính theo thiết bị
Kế toán công ty dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo những cách nào?
Thanh toán trả trước
- Ở cách này, đơn vị sẽ trả toàn bộ tiền thuê văn phòng trước theo quy định của hợp đồng. Theo đó, bạn sẽ phải tuân thủ đúng theo thời hạn thuê nhà đã thỏa thuận. Nếu muốn tiếp tục thuê sau đó, hai bên sẽ cùng làm hợp đồng thuê văn phòng mới. Khi triển khaikế toán dịch vụ cho thuê văn phòng trả trước, bạn sẽ cần chú tuân thủ các điều khoản của Nợ TK 331, có 111,112.
- Ngoài ra, nếu chưa có khả năng chi trả hết trong một lần, bạn có thể đặt cọc trước. Bên B sẽ giữ tiền đặt cọc để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng. Lưu ý việc nhận tiền đặt cọc phải xuất hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên. Sau thời gian thỏa thuận, đơn vị sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí thuê văn phòng cho bên B.
Thanh toán trả sau
- Cách thức này cho phép các Startup hoạch toán chi phí sau thời gian sử dụng Ví dụ với hợp đồng cho thuê văn phòng 6 tháng, thì tháng thứ 6 mới cần thanh toán. Lúc này, bên cho thuê nhà mới có thể xuất hóa đơn. Đây là lợi thế cho những đơn vị nhỏ để giảm bớt gánh nặng ban đầu về chi phí thuê. Tuy nhiên, các bạn cũng cần hết sức chú ý để tránh trễ hẹn hợp đồng.
- Hoạch toán hàng tháng: Nợ TK 154, 627, 641,642,… Có 335 phát sinh chi phí nhưng chưa chi trả
Khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn: Nợ TK 335, Có Tk 111,112 nếu là thanh toán. Nợ TK 331 nếu là khi nhận hóa đơn. 
Kế toán công ty cho thuê văn phòng
Trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
Cách này này được minh họa cụ thể: Bên A thuê nhà của bên B từ tháng 1 – tháng 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 chưa nhận được hóa đơn. Hoặc nhận được hóa đơn sẽ hoạch toán như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133, có TK 331, 111, 112
- Đối với việc định kỳ phân bổ khoản trả trước đó, tùy vào mục đích thuê nhà hoạch toán như sau:
Đối với tài khoản Nợ: Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642,…
Đối với tài khoản Có: Có TK 242
Kế toán dịch vụ công ty cho thuê văn phòng theo tháng
Đa phần các đơn vị thuê văn phòng đều muốn lựa chọn cách thức này. Bởi khi chi trả theo tháng, số tiền sẽ được phân bổ, đơn vị sẽ không phải lo đóng một khoản quá lớn. Bên cạnh đó, việc kế toán cũng đơn giản hơn rất nhiều. Mỗi tháng đơn vị sẽ nhận được hóa đơn để thanh toán. Tùy thuộc vào mục đích thuê nhà, bạn sẽ tiến hành hoạch toán theo các điều khoản:
Nợ TK 154, 627, 641, 642,…
Luatvn.vn đã chia sẻ cho bạn công tác kế toán trong công ty cho thuê văn phòng.
Hiện nay, việc sử dụng Dịch vụ kế toán trọn gói đang là sự lựa chọn phù hợp với xu hướng hiện đại. Các doanh nghiệp tìm đến dịch vụ kế toán trọn gói vì tính nhanh nhẹn trong việc cập nhật kịp thời những thay đổi của văn bản pháp luật, sự chuyên nghiệp và hiệu quả mà dịch vụ kế toán trọn gói mang lại. Ngoài ra, phí dịch vụ kế toán trọn gói thấp hơn nhiều so với việc doanh nghiệp phải tự tuyển dụng nhân viên kế toán cũng là điểm nổi trội của loại hình dịch vụ này.
Xin vui lòng liên hệ hotline/zalo: 0763387788 hoặc Email: luatvn.vn02@gmail.com. Tư vấn miễn phí.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN