Thư xác nhận trong quy trình kiểm toán

Lập và gửi thư xác nhận là một thủ tục kiểm toán cần thiết cho các đơn vị được kiểm toán do kiểm toán viên và đơn vị được kiểm toán thực hiện để thu thập bằng chứng đáng tin cậy cho quá trình kiểm toán. Để biết thêm thông tin về vấn đề trên mời quý khách hàng đọc bài viết sau đây của Luatvn.vn của chúng tôi. Xin cảm ơn!

Nếu quý khách hàng có câu hỏi vui lòng liên hệ với Luatvn.vn qua số hotline/zalo: 076 338 7788.  Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho quý khách miễn phí. Xin cảm ơn!

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 421
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 421

Mục lục

I. Thư xác nhận là gì?

Đối với mục đích kiểm toán, các công ty muốn kiểm toán phải làm thủ tục lập và gửi thư xác nhận. Nói một cách đơn giản, thư xác nhận là văn bản xác minh giữa đơn vị và các bên liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng…) về số tiền phải thanh toán, tạm ứng hoặc phần vốn góp. .. nhằm mục đích xác minh tính chính xác của các mục trên báo cáo tài chính.

II. Loại thư xác nhận

Thư xác nhận được chia thành 5 loại cơ bản như sau:
  • Thư xác nhận các khoản phải trả
  • Thư xác nhận phải thu
  • Thư xác nhận số dư ngân hàng
  • Thư xác nhận khoản vay
  • Thư xác nhận góp vốn

III. Đối tượng gửi thư

Kiểm toán viên (KiTV) lựa chọn bưu phẩm phù hợp, đảm bảo thông tin đáng tin cậy cho từng loại thư xác nhận. Trong trường hợp số lượng các bên liên quan quá lớn, KiTV chọn gửi thư xác nhận cho các bên có số dư ảnh hưởng đáng kể đến số dư kết thúc của các mục cần xác minh.

IV. Mẫu thư xác nhận

Thư xác nhận có thể được thực hiện dưới các hình thức sau:

1. Thư xác nhận dạng khẳng định (positive confirmation request)

Đặc điểm:

  • Bên xác nhận trả lời trực tiếp với kiểm toán viên, nói rằng bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin được xác nhận hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận;

Ưu điểm:

  • Phản hồi của loại này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy. Nhược điểm: Rủi ro là người xác nhận có thể trả lời thông báo xác nhận mà không cần xác minh rằng thông tin đó là chính xác.
  • Để giảm thiểu rủi ro này, KiTV có thể sử dụng thư xác nhận dương nhưng không chỉ định dữ liệu (hoặc thông tin khác) trên thư và yêu cầu bên xác nhận điền dữ liệu hoặc cung cấp thông tin khác. 
  • Tuy nhiên, thông báo xác nhận “trống” này có thể làm giảm tỷ lệ phản hồi bằng cách yêu cầu người xác nhận phải dành nhiều nỗ lực hơn để trả lời.

2. Thư xác nhận dạng phủ định (negative confirmation request)

Đặc điểm:

  • Người xác nhận chỉ trả lời trực tiếp cho KiTV nếu người xác nhận không đồng ý với thông tin ghi trong thư xác nhận;

Xác nhận tiêu cực cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn so với các khẳng định tích cực. Do đó, khi phát hiện nguy cơ sai sót vật chất được đánh giá ở cấp độ khẳng định, KiTV không được phép sử dụng xác nhận tiêu cực làm thử nghiệm thực chất duy nhất để đối phó. rủi ro, trừ khi tất cả những điều sau đây được thỏa mãn:

  • KiTV đã đánh giá nguy cơ sai sót vật chất là thấp và đã có đủ BCKiT phù hợp về hiệu quả của các biện pháp kiểm soát liên quan đến khẳng định;
  • Thông tin gửi thư xác nhận tiêu cực bao gồm một tập hợp các tài khoản có số dư nhỏ, giao dịch nhỏ hoặc điều kiện đồng nhất;
  • Tỷ lệ ngoại lệ dự kiến là rất thấp;
  • KiTV không biết về các tình huống sẽ khiến người nhận xác nhận tiêu cực không quan tâm đến yêu cầu xác nhận.

Cần lưu ý rằng, trong một số trường hợp, việc bên xác nhận không trả lời kiểm toán viên không có nghĩa là thông tin xác minh trên thư xác nhận là chính xác, ví dụ thư xác nhận phải thu có số dư. trên một tin nhắn ít hơn số dư thực tế, bên xác nhận có thể gian lận giả định số dư là chính xác và không trả lời xác nhận.

>>> Tham khảo tư vấn thuế của Luatvn.vn tại đây>>>

V. Trách nhiệm của các bên liên quan

1. Kiểm toán viên

Vì việc chuẩn bị thư xác nhận là một thủ tục kiểm toán để thu thập BCKiT cần thiết để xác minh số dư của báo cáo tài chính, KiTV cần đảm bảo rằng trách nhiệm của mình được thực hiện trước và sau thủ tục xác nhận, đặc biệt. như sau:
Trước khi lập thư: thiết kế mẫu thư tương ứng với từng trường hợp cần thu thập thông tin, đảm bảo xác nhận dữ liệu cuối cùng trên thư xác nhận với đơn vị được kiểm toán trước khi gửi.
Sau khi viết thư:

TH1: KiTV đã có công văn nhưng đơn vị được kiểm toán không cho phép gửi

Khi đó, KiTV cần:
  • Điều tra lý do tại sao đơn vị được kiểm toán không cho phép gửi thư xác nhận, thu thập chứng cứ để chứng minh lý do của đơn vị là hợp lý và hợp lệ.
  • Xem xét ảnh hưởng của sự bất đồng của ban quản lý đối với đánh giá của KiTV về các rủi ro liên quan của sai sót vật chất.

Thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để có được BCKiT đáng tin cậy và phù hợp, ví dụ như một số trường hợp như sau:

  1. Đối với số dư các khoản phải thu: kiểm tra biên lai sau khi kết thúc kỳ kế toán, vận đơn, doanh thu bán hàng gần cuối kỳ kế toán.
  2. Đối với số dư tài khoản phải nộp: kiểm tra phiếu thanh toán sau khi kết thúc kỳ kế toán hoặc thư công vụ, thư của bên thứ ba và các tài liệu khác như biên lai.
  3. Đối với số dư tiền gửi ngân hàng: kiểm tra sao kê ngân hàng, sổ phụ ngân hàng vào cuối kỳ kế toán hoặc sổ phụ các giao dịch phát sinh sau khi kết thúc kỳ kế toán.

TH2: Thư xác nhận đã nhận được phản hồi, nhưng KiTV có đủ cơ sở để nghi ngờ rằng phản hồi không đáng tin cậy

  • KiTV nên xem xét các rủi ro được đánh giá của mình về sai sót vật chất ở cấp độ khẳng định và sửa đổi các thủ tục kiểm toán cho phù hợp.
  • Ngoại lệ: lỗi trên thư xác nhận có thể chỉ ra lỗi hoặc lỗi tiềm ẩn trong báo cáo tài chính. Khi phát hiện sai sót, kiểm toán viên nên đánh giá xem sai sót có phải do gian lận hay không. Các trường hợp ngoại lệ khác có thể là do sự khác biệt giữa thời gian gửi thư và nhận, lỗi định lượng hoặc ghi không chính xác.

TH3: Người nhận không trả lời

  • KiTV có thể gửi xác nhận tiếp theo khi chưa nhận được phản hồi về xác nhận trước đó trong một khoảng thời gian hợp lý.
  • Khi xác định người nhận thư cố tình không trả lời, KiTV sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung tương tự như trường hợp ban quản lý không cho phép gửi thư.

2. Đơn vị được kiểm toán

Phối hợp với công việc của KiTV, cung cấp dữ liệu chính xác cho các thủ tục làm thư xác nhận, đảm bảo thư xác nhận được gửi theo yêu cầu của KiTV. Trường hợp đơn vị được kiểm toán không gửi thư xác nhận do điều kiện chủ quan, đơn vị được kiểm toán cần nêu rõ lý do cho KiTV.
Lưu ý: đơn vị được kiểm toán cần đảm bảo rằng việc tuân thủ không ảnh hưởng đến quyết định của người nhận thư xác nhận, ảnh hưởng đến đánh giá của KiTV.

3. Bên nhận được thư xác nhận

Xem lại tính chính xác của dữ liệu trên thư xác nhận (đối với các chữ cái không trống) và hoàn thành các thông tin cần thiết trên thư (đối với thư trống) và gửi trực tiếp đến KiTV trong thời hạn quy định.
Trong bài viết này, Luatvn.vn xin chia sẻ với độc giả một lá thư mẫu xác nhận các khoản phải trả cho người bán, các khoản phải thu từ khách hàng (dưới dạng thông tin được điền sẵn cần được xác nhận trước khi gửi) cũng như cách viết thư chi tiết như sau:
Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu
Thủ tục làm hồ sơ khai thuế ban đầu

VI. Thư xác nhận các khoản phải trả

KiTV dựa trên sổ chi tiết mua hàng hoặc thu nợ phát sinh của mỗi nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp có số dư nghi ngờ (có thể là các khoản nợ chưa thanh toán dài hạn, hoặc các khoản tạm ứng dài hạn, nhưng chưa đến) và các nhà cung cấp có số dư ảnh hưởng nghiêm trọng đến số dư đóng của các khoản phải trả phải tuân theo thư xác nhận.
…, Ngày … tháng … năm…

Đơn vị: ……………………………………………………

Địa chỉ: ……………………………………………………

Kính gửi: ………………………………………………..

Công ty: ………………………………………………….

Địa chỉ: ……………………………………………………

THƯ XÁC NHẬN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP

Kính thưa Quý vi,

“Công ty…” đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày ….. của Công ty chúng tôi. Để phục vụ mục đích kiểm toán, xin Quý vị vui lòng xác nhận tính đúng đắn của các thông tin sau đây liên quan đến khoản nợ của Công ty chúng tôi với Công ty của Quý vị: 

  1. Số tiền Công ty chúng tôi còn phải trả lại ngày …. là: <dư có TK331 tại ngày… chi tiết theo nhà cung cấp>
  2. Số tiền Công ty chúng tôi đã ứng trước ngày … là: <dưu nợ TK331 tại ngày chi tiết theo nhà cung cấp>

Sau khi xác nhận tại phần cuối của thư này, xin gửi thư xác nhận này trực tiếp đến kiểm toán viên của chúng tôi trước ngày … theo địa chỉ sau: 

Công ty: ….

Địa chỉ: ….

Người nhận: 

Điện thoại: 

Nếu không đồng ý với số dư nêu trên, xin Quý vị cung cấp đầy đủ chi tiết của sự khách biệt cho kiểm toán viên của chúng tôi.

Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý vị.

Kính thư

(Chữ ký, họ tên, chức danh, đóng dấu)

 

Xác nhận của Công ty………………………………

Chúng tôi xác nhận các số dư nêu trên là ……

Chi tiết về các khoản chên lệch như sau: (Đính kèm bảng chi tiết nếu không đủ chỗ trống để trình bày chi tiết):

Chữ ký, đóng dấu, Họ tên chức vụ

 

 

Căn cứ vào thông tin khai báo trên thư xác nhận, nhà cung cấp có trách nhiệm xác nhận lại số dư số tiền còn nợ của người gửi thư và khoản tạm ứng của người gửi và chi tiết nếu có sự khác biệt giữa hai bên, sau khi xác nhận, gửi lại cho đơn vị kiểm toán tại địa chỉ được cung cấp.

VII. Hướng dẫn làm thư xác nhận các khoản phải trả

HỒ CHÍ MINH, Ngày 31 tháng 12 năm 2019

Đơn vị: <Tên đơn vị gửi thư>

Địa chỉ: <Địa chỉ đơn vị gửi thư>

Kính gửi: <Đại diện nhà cung cấp nhận thư _ cố thể bỏ trống>

Công ty: <Tên nhà cung cấp nhận thư>

Địa chỉ: <Địa chỉ nhà cung cấp nhận thư>

THƯ XÁC NHẬN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP

Kính thưa Quý vi,

“Công ty Luatvn.vn ” đang thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2019. của Công ty chúng tôi. Để phục vụ mục đích kiểm toán, xin Quý vị vui lòng xác nhận tính đúng đắn của các thông tin sau đây liên quan đến khoản nợ của Công ty chúng tôi với Công ty của Quý vị: 

  1. Số tiền Công ty chúng tôi còn phải trả lại ngày 31/12/2019 là: <dư có TK331 tại ngày. 31/12/2019 chi tiết theo nhà cung cấp>
  2. Số tiền Công ty chúng tôi đã ứng trước ngày 31/12/2019 là: <dưu nợ TK331 tại ngày 31/12/2019 chi tiết theo nhà cung cấp>

Sau khi xác nhận tại phần cuối của thư này, xin gửi thư xác nhận này trực tiếp đến kiểm toán viên của chúng tôi trước ngày 31/12/2020 theo địa chỉ sau: 

Công ty: Luatvn.vn

Địa chỉ: 60 Nguyễn Quang Bích, P. 13, Q. Tân Bình, TP.HCM

Người nhận: Phan Văn Luật

Điện thoại: 076 338 7788

Nếu không đồng ý với số dư nêu trên, xin Quý vị cung cấp đầy đủ chi tiết của sự khách biệt cho kiểm toán viên của chúng tôi.

Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý vị.

Kính thư

(Chữ ký, họ tên, chức danh, đóng dấu)

 

Xác nhận của Công ty..Luatvn.vn

Chúng tôi xác nhận các số dư nêu trên là Đúng/Không đúng

Chi tiết về các khoản chên lệch như sau: (Đính kèm bảng chi tiết nếu không đủ chỗ trống để trình bày chi tiết):

Chữ ký, đóng dấu, Họ tên chức vụ

 

Bài viết trên đây của Luật VN đã cung cấp cho quý khách hàng về nội dung của Hướng dẫn Thư xác nhận trong quy trình kiểm toán. Nếu quý khách hàng có câu hỏi  cần hỗ trợ về những vấn đề khác liên quan đến pháp luật, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline/zalo: 076.338.7788 để được giải đáp mọi thắc mắc. Xin cảm ơn!

Contact Me on Zalo

0763 387 788

Zalo Chat

Gửi Email

Bảng giá