Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

2. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

a) Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT thứ 1: Tổ chức kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân chỉ được lập, giao hóa đơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ theo hướng dẫn tại Thông tư này.

b) Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT thứ 2: Người bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, kể cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo, quảng cáo, mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, cho, cho, trao đổi, trả lương cho người lao động (trừ hàng hóa lưu thông nội bộ, tiêu thụ nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

• Nội dung trên hóa đơn phải đúng với hoạt động kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải sử dụng cùng một màu mực, mực không phai màu, không sử dụng mực đỏ; Các con số và chữ cái phải liên tục, không bị gián đoạn, không ghi đè hoặc in đè, và gạch bỏ các khoảng trống (nếu có).
• Trường hợp hóa đơn tự in hoặc đặt mua hóa đơn do máy tính lập, nếu có khoảng trống trên hóa đơn thì không cần cắt giảm.

c) Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT thứ 3: Hóa đơn được lập một lần thành nhiều bản. Nội dung được thực hiện trên hóa đơn phải nhất quán trên tất cả các hóa đơn có cùng số.

• Đối với phí dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của ngân hàng, vé vận tải hành khách của đơn vị vận tải, tem, vé, thẻ và Trong một số trường hợp, theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn, bản sao 1 được thay thế bằng danh sách chi tiết số hóa đơn thực tế.
• Chi tiết của từng số hóa đơn giao cho khách hàng được hiển thị trên một dòng của Danh sách với tất cả các tiêu chí đã đăng ký trong hóa đơn mẫu được gửi kèm theo Thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

• Các tuyên bố được thực hiện hàng tháng, được in trên giấy để lưu trữ hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ: ổ đĩa flash (đĩa flash USB), CD và DVD, đĩa cứng ngoài, đĩa cứng bên trong).

• Việc bảo quản, lưu trữ danh mục thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. Nếu lưu trữ trên giấy, danh sách phải có họ tên và chữ ký của người lập danh sách; tên và chữ ký của thủ trưởng đơn vị; dấu hiệu đơn vị.
• Nếu được lưu trữ điện tử, câu lệnh phải được ký kỹ thuật số bởi thực thể và nội dung của câu lệnh phải có thể truy cập vào đầu ra và in khi cần tham chiếu.
• Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của thông tin trên tờ khai hóa đơn thực hiện trong ngày, tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu”.

d) Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT thứ 4: Hóa đơn được lập theo thứ tự tuần tự từ số lượng nhỏ đến số lượng lớn.

• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều hơn một đơn vị trực tiếp bán hàng hóa hoặc nhiều cơ sở được ủy quyền sử dụng hình thức hóa đơn in kèm ký hiệu giống nhau theo phương thức phân phối cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi việc phân phối hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc và từng cơ sở được ủy quyền. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở được ủy quyền phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số lượng nhỏ nhất đến số lượng lớn nhất trong số hóa đơn được chia.

• Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở kinh doanh hoặc nhiều cơ sở được ủy quyền đồng thời sử dụng cùng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu bằng phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ máy chủ. sau đó tổ chức kinh doanh phải quyết định kế hoạch cụ thể để tiếp cận ngẫu nhiên cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy quyền. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số lượng nhỏ đến số lượng lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

3. Cách thành lập một số tiêu chí cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu chí “Ngày tháng 5” hóa đơn

• Ngày xuất hóa đơn bán hàng hóa là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể tiền đã được thu hay chưa.
• Ngày hóa đơn cung cấp dịch vụ là ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ, bất kể tiền đã được thu hay chưa. Trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thanh toán.
• Ngày lập hóa đơn cung cấp dịch vụ điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, viễn thông, truyền hình được lập chậm nhất là bảy (7) ngày kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước. tiêu thụ trên đồng hồ hoặc cuối kỳ thông thường để cung cấp dịch vụ viễn thông và truyền hình. Thời gian hội nghị làm cơ sở để tính toán số lượng hàng hóa và dịch vụ được cung cấp dựa trên thỏa thuận giữa nhà cung cấp dịch vụ viễn thông và truyền hình và người mua.
• Ngày lập hóa đơn xây lắp là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng thi công, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Trong trường hợp giao hàng hoặc bàn giao nhiều mặt hàng hoặc giai đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải xuất hóa đơn cho khối lượng và giá trị của hàng hóa và dịch vụ được giao tương ứng.

Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà ở để bán, chuyển nhượng, thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng thì ngày nộp hóa đơn là ngày thu.

– Trường hợp bán xăng, dầu tại cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày xuất hóa đơn được thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên cùng với báo cáo hoặc tài liệu khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng xảy ra giao dịch. mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

b) Tiêu chí “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

• Người bán phải ghi chính xác các tiêu chí “mã số thuế” của người mua và người bán.
• Tiêu chí “tên và địa chỉ” của người bán và người mua phải được viết đầy đủ, trong trường hợp viết tắt thì phải xác định đúng người mua và người bán.
• Trong trường hợp tên và địa chỉ của người mua quá dài, trên hóa đơn của người bán cần ghi ngắn gọn một số danh từ phổ biến, như: “Phường” thành “P”; “Quận” trở thành “Q”, “Thành phố” trở thành “TP”, “Việt Nam” trở thành “VN” hoặc “Share” là “CP”, “Limited Limited” trở thành “Limited”, “KCN” “thành “IZ”, “production” thành “Production”, “Branch” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố, việc nhận dạng, nhận dạng phải đúng tên, địa chỉ của doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

• Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng hóa thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

   
• Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không nhận được hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) vẫn phải xuất hóa đơn và ghi bằng văn bản. rõ ràng “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

• Riêng đối với các nhà bán lẻ xăng, dầu, nếu người mua không yêu cầu hóa đơn thì cuối ngày, đơn vị phải lập hóa đơn chung cho tổng doanh thu mà người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

• Trường hợp hóa đơn đã phát hành có lỗi về tên, địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế của người mua là đúng thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải xuất hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp khác không đúng hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính”.

c) Tiêu chí “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính toán, số lượng, đơn giá, thành tiền”:

• Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ đã bán; Gạch bỏ khoảng trống (nếu có).
• Trường hợp hóa đơn tự in hoặc đặt mua hóa đơn do máy tính lập, nếu có khoảng trống trên hóa đơn thì không cần cắt giảm.
• Trường hợp người bán quy định mã số hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì hóa đơn phải bao gồm cả mã số hàng hóa và tên hàng hóa.
• Đối với hàng hóa cần đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu phải ghi trên hóa đơn các số, ký hiệu điển hình của hàng hóa theo yêu cầu của pháp luật khi đăng ký. Ví dụ: số khung, số động cơ của xe ô tô, xe máy; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ chung cư…
• Đối với hàng hóa, dịch vụ cụ thể như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…, được bán trong một khoảng thời gian nhất định thì hóa đơn phải ghi rõ thời gian cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

d) Tiêu chí “Người bán (ký, đóng dấu, ghi họ tên)”

• Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký tiêu chí người bán thì phải có thư ủy quyền của thủ trưởng đơn vị để người trực tiếp bán ký, ghi rõ tên mình lên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức ở phía trên phía bên trái của hóa đơn.

đ) Tiêu chí “người mua (chữ ký, họ tên)”

• Riêng đối với các giao dịch mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, trực tuyến, FAX, người mua không bắt buộc phải ký và ghi rõ tên mình lên hóa đơn. Khi lập hóa đơn theo tiêu chí “người mua (chữ ký, họ tên)”, người bán phải nêu rõ rằng hàng hóa được bán qua điện thoại, trực tuyến hoặc qua FAX.
• Khi lập hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ ở nước ngoài, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

e) Tiền hóa đơn

• Tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
• Trường hợp người bán được phép bán hàng hóa và thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền thanh toán được ghi bằng tiền gốc và văn bản bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.

• Bên bán cũng ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá trung bình của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát hành hóa đơn.
•  Trường hợp có được ngoại tệ không có tỷ giá với đồng Việt Nam, ghi tỷ giá chéo bằng ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

4. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT

Câu hỏi: Có bao nhiêu hình thức hóa đơn được hiển thị?

Trả lời: Có 3 hình thức: hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt hàng.